Маленькие хитрости большого бизнеса

4. Выпишите цели и пути их осуществления в порядке важности по убыванию. Служебные и личные цели, если предполагается, что Вы намерены их достичь одновременно, должны быть записаны в одном временном интервале с точным указанием, чем Вы собираетесь пожертвовать во имя достижения цели. Укажите альтернативные пути достижения цели по принципу логического оператора «если». «Если я предприниму такие шаги, то получу такой результат, если не предприниму, то результат будет, скорее всего, такой».

5. Для каждой поставленной цели укажите сроки, в которые Вы предполагаете достичь намеченного. Укажите, что Вы будете делать, если по каким-то причинам Вам не удастся достичь желаемого результата, – измените цель на альтернативную, продлите сроки выполнения первоначального плана, пойдёте на дополнительные жертвы или инвестиции.

6. Пометьте каждую поставленную перед Вами задачу буквами «А», «В», «С» по степени важности для достижения поставленной цели. «А» – очень важные, выполнение которых нельзя делегировать, «В» – просто важные, которые можно в ряде случаев делегировать, и «С» – рутина, без которой не обойтись.

7. Согласно методу установления приоритетов АВС, выберите в ряду «А», «В», «С» задачи, которые Вы можете выполнить самостоятельно. В особую строку выпишите дела, которые потребуют посторонней помощи. Особо определите, кто и как может Вам помочь в выполнении намеченного плана, руководствуясь правилами делегирования. На какой основе будет оказана помощь – безвозмездно, услуги, денежные расчеты?

8. Составьте пошаговый, т.е. годовой, квартальный, месячный, недельный и ежедневный планы. Рас– пределите Ваше время таким образом, чтобы Вы могли до 15% времени заниматься выполнением задач «А», до 20 % – выполнением задач «В» и не больше 65% задачами «С».

9. Планируя день, не забудьте отметить в Вашем дневнике не только, в какое время Вы собираетесь выполнить намеченные дела, но и ожидаемый результат выполнения, приближающий Вас к достижению цели. Как только цель сформулирована и записана на бумаге, она начинает реально существовать.

10. При составлении планов не забудьте, согласно методу Альпы, оставлять 40% времени в резерв на всякие непредвиденные события – болезнь или раз– личные катаклизмы местного и глобального значения.

11. Все, что не было выполнено сегодня, автоматически переносится на другие дни.

12. План на день должен быть составлен заранее. Не позже вечера текущего дня Вы должны знать, чем будете заниматься завтра.

Золотое правило:

Ничто так не помогает достичь успеха, как работа с учетом собственных интересов.

2.4. Квадрант III. Суета сует, или Крошечка-Хаврошечка

«Подобно тому, как бывает болезнь тела, бывает также болезнь образа жизни»

Демокрит, ок. 470 или 460 – ок. 370 гг. до н.э.

Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте III, считают, что они находятся в квадранте I. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. Однако это не так. Если Вы поразмыслите, сколько времени Вы могли бы сэкономить, если бы закончили телефонный разговор, как только получили необходимую информацию; быстро и эффективно провели заседание; установили часы, в которые Вы могли бы заняться Вашей непосредственной работой без помех, – Вы, несомненно, пришли бы к выводу, что неразумно тратите Ваше время, точнее говоря, Вашу жизнь, на какие-то дела, которые можно было бы выполнить гораздо быстрее и эффективнее. Заполните приведенную ниже таблицу потерь Вашего рабочего времени и придите, наконец, в ужас от того, сколько времени Вы тратите впустую! И пусть этот комплекс вины преследует Вас до тех пор, пока Вы не освоите техники экономии времени. Вы уже научились делегировать неотложные и важные задачи и частично освободили себя от управления кризисами квадранта I. Поэтому выполнение срочных, но не жизненно важных работ из квадранта III тем более можно и нужно делегировать. Освойте техники экономии времени, ознакомьте с ними Ваших сотрудников, и Вы получите солидный запас времени, которое Вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут Вас к намеченной цели.

ТАБЛИЦА ПОТЕРЬ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

2.5. Техники экономии времени

Техника ведения телефонных переговоров

Одним из основных «пожирателей» времени является телефон. Из одного из самых эффективных средств быстрого общения телефон превратился в настоящий бич из-за своей сверхдоступности и относительной дешевизны телефонных разговоров. Происходит это, в основном, из-за неподготовленности собеседников к деловому общению.