Маленькие хитрости большого бизнеса

Каждое лыко в строку

Рис.7. Взаимное соответствие частей презентации

С чего начать?

Начинать техническую подготовку следует с подготовки структурного плана презентации, как указано в Таблице 4, с учетом отведенного Вам времени. В этом плане Вы должны собрать воедино все, что войдет в будущую презентацию: основные мысли, аргументы, примеры, все, что поможет Вам достичь поставленной цели, т.е. убедить Ваших слушателей. Только после того, как Вы наведете ясность в мыслях, можно приступать к подготовке слайдов и докладу согласно плану.

ТАБЛИЦА 4. Структурный план презентации

Подсчитайте число слайдов, исходя из нормы внимания 1,5 – 2 минуты на один слайд. Обычно на стандартную презентацию отводится не более 30 – 40 минут чистого времени без ответов на вопросы. Делать более продолжительную по времени презентацию не имеет смысла, т.к. уже через 25 – 30 минут слушатели устают от обилия информации и вызванных ею эмоций. Еще никто на свете не жаловался на то, что презентация была слишком короткой! Эффективная, эмоционально и информационно насыщенная, не утомившая слушателей презентация скорее заслужит похвалу и одобрение, чем скучный многочасовой доклад, даже если он был очень добросовестно подготовлен с профессиональной точки зрения.

Следующий очень важный вопрос, который Вам предстоит решить, сколько минут отвести на слайд. Принято считать, что каждый слайд наиболее эффективно показывать 1,5 – 2, в особых случаях – до 2,5 минуты. Конечно, время показа зависит от содержащейся на нем информации. Если на слайде представлена очень важная информация, на которую Вы собираетесь сослаться и позже, то время показа, естественно, увеличивается. За это время Вам надо успеть ознакомить слушателей с основными положениями и утверждениями, представленными на слайде.

Скорость показа слайдов варьируется в различных частях презентации и зависит от раздела презентации. Например, вступление стоит показать с такой скоростью, чтобы четко выразить основные вопросы, составляющие предмет презентации. От того, насколько правильно поймут Ваши слушатели рассматриваемый вопрос, зависит, насколько они согласятся с Вашими выводами и рекомендациями.

Золотое правило:

Грамотно поставленный вопрос содержит в себе правильный ответ.

Основную часть, в которой содержится фактический материал, стоит начать с краткого плана изложения. Как хорошая дорожная карта, такой план поможет слушателю сразу правильно ориентироваться в Вашей презентации, а Вам – не потерять нить изложения. Скорость смены слайдов выше, чем во введении. Поэтому на показ каждого слайда можно отвести 1,5 – 2 минуты. Согласно Вашему плану, основная часть должна будет представлена в виде блоков информации. Каждый блок изложения должен заканчиваться кратким выводом, а набор выводов или предпосылок для них составит Ваше заключение.

Заключение нужно показать довольно медленно, вдумчиво; если потребуется, еще раз кратко повторить, почему Вы пришли к такому выводу, опираясь на факты, приведенные в основной части.

Пример стандартной презентации на 30 минут

Введение: 3 – 4 слайда, 5 – 8 минут.

Основная часть: 9 – 12 слайдов, 18 – 20 минут.

Заключение: 1 – 2 слайда, 5 минут.

Пример «инверсной» презентации на 30 минут

Краткие выводы: 1-2 слайда, 1-2 минуты.

Введение: 3 – 4-слайда 5 – 8-минут.

Основная часть, факты: 10 – 12 слайдов, 20 минут.

Заключение: 4 – 5 слайдов, 10 минут.

Безусловно, приведенные примеры – это только руководство к действию. В каждом реальном случае выбор стратегии презентации – стандартной или инверсной – остается за Вами и зависит от целевой аудитории. Постарайтесь, однако, приблизительно следовать рекомендациям по распределению времени и эмоциональных акцентов.

Ваш следующий шаг – выбор технических средств.