Малый автосервис: Практическое пособие

Если сотрудник должен получить какие-либо материалы, то ему выписывается доверенность. Доверенность – это документ, удостоверяющий право доверенного лица на получение товарноматериальных ценностей. Подписывается она руководителем и главным бухгалтером предприятия, заверяется печатью. Получатель расписывается за доверенность, а в самом бланке указываются данные его паспорта и проставляется подпись.

Исходящие документы подписываются руководителем, регистрируются и затем с них снимают копию. Оригинал отправляют адресату, а заверенная копия подшивается в дело.

Перед упаковкой документов в конверты или пакеты проверяют правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. д. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается составителем и датируется.

Внутренние документы предприятия создаются по той же схеме, что и исходящие: составляют проект документа, согласовывают его с заинтересованными должностными лицами и дорабатывают по их замечаниям; распечатывают окончательный вариант документа и дают на подпись руководителю. Затем регистрируют и размножают нужное количество экземпляров. Копии документа заверяют и передают в подразделения исполнителям под расписку. Оригинал документа подшивают в дело.

Некоторые руководители поручают секретарям определять важность поступающей корреспонденции и распределять ее исполнителям. Более того, иногда дают указания типа: “Всю рекламу – в корзину!” Но даже секретари со стажем просто не в состоянии порой понять (и никогда не поймут!) необходимость той или иной поступившей информации для руководителей, не умеют отличить рекламу от делового предложения, и в результате руководители не отлавливают важнейшие, а то и критические для предприятия сообщения. Руководителю целесообразно самому просматривать входящую почту за исключением адресованной конкретным сотрудникам и в бухгалтерию.

Нередко на столе у руководителей скапливаются груды документов, которыми все некогда заняться. Если нужно проработать документ, то делайте это сразу по получении и полностью, чтобы больше к нему не возвращаться. Чем дольше времени документы ждут на вашем столе, тем быстрее растет количество нерешенных вопросов.

Просмотрите бумаги и разложите их по стопкам: “Срочно” и “Не срочно”. Просмотрите документы в стопке “Срочно” ее еще раз, но с иной точки зрения: что может произойти, если вы отложите его на завтра (Потеряете ли выгодный заказ? Развалится фирма?). Решите: что действительно срочно, что – нет, а что – не просто срочно, а чрезвычайно срочно. Только после этого принимайтесь за проработку документов.

Регистрация документов

Регистрация документов – проставление на нем номера и даты с последующей записью сведений о документе в регистрационных журналах или картотеках.

Регистрация документов необходима для:

– учета количества документов;

– контроля сохранности документов;

– контроля исполнения документов;

– поиска документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования: входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов (присвоение номера) должна быть однократной. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое фиксируется лишь дата передачи.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют отдельно. Регистрационный номер входящих и исходящих документов включает:

– порядковый номер;

– номер по перечню групп.

Например: 306/02-11, где 306 – порядковый регистрационный номер; 02–11 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

В состав номера могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов подразделений, вопросов деятельности и т. д.