Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

РРС и ОРМ являются ноу-хау авторов, эти документы дают полное представление о том, какую работу необходимо делать в конкретной должности, облегчают прием на работу и ускоряют адаптацию новых сотрудников. В настоящее время нет аналогов этим организационным документам.

Руководитель фирмы, имея Регламент работы фирмы, состоящий из регламентов подразделений и РРС, а также комплект описаний рабочих мест, видит полную картину организации работы.

Таким образом, организационное проектирование состоит из следующих основных этапов:

1. Проектирование верхнего уровня орг. структуры на основании матрицы функций.

2. Моделирование бизнес-процессов.

3. Проектирование всей орг. структуры.

4. Разработка регламентов работы сотрудников – РРС.

5. Разработка описаний рабочего места – ОРМ.

6. Разработка должностных инструкций на основании ОРМ.

Система внутреннего нормативного регулирования

Для того, чтобы созданная конструкция начала работать, необходимо оформить некоторые бизнес-процессы в виде внутренних нормативных документов (ВНД) – политик, положений, регламентов, инструкций и т. п.

В действующей фирме такие документы проходят процедуру согласования, что позволяет предусмотреть и исправить недоработки проекта документа.

Для чего нужны внутренние нормативные документы?

1. Ввод регламентного документа в действие приказом с конкретной даты позволяет четко обозначить момент «старта», исполнителям подготовиться к работе в новых условиях.

2. Исполнителей заранее знакомят с документом под подпись. Это обеспечивает качественное информирование исполнителей и гарантию начала необходимых процессов.

3. Новые сотрудники быстрее входят в курс дела, изучая внутренние нормативные документы и понимая внутрифирменное «правовое поле».

4. Внутренний нормативный документ является законодательным документом при спорах или рабочих конфликтах.

5. Текстовое изложение регламентов более привычно для работников.

На предприятии должен быть определен сотрудник, отвечающий за актуальность ВНД. Для эффективной работы понадобится автоматизация – база ВНД с возможностью поиска по подразделениям, темам и др. параметрам и доступом к этой базе сотрудников предприятия.

Администрирование. В небольших фирмах эту функцию часто считают лишней, «бюрократизирующей» бизнес. По нашему мнению, это происходит от непонимания того, что означает термин «администрирование».

В каждой фирме должно быть администрирование – технология оперативного управления фирмой. Для этого используются:

• внутренние нормативные документы (приказы, распоряжения);

• внутренняя деловая переписка (письма и служебные записки);

• контроль исполнения поручений.

Внутренние нормативные документы формулируют задачу конкретным исполнителям, а также срок ее выполнения. Должен быть организован процесс ознакомления исполнителей с заданиями и контроль исполнения (по срокам и объемам) выданных заданий.

Контроль исполнения – это система, позволяющая держать на контроле исполнение поручений и внутренних нормативных документов.

Наиболее просто эта задача решается при наличии СЭД (системы электронного документооборота). Но и в отсутствие такой системы можно и необходимо построить механизм контроля.