Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

Использовать схемы бизнес-процессов для повседневной работы проблематично.

Дело в том, что схема бизнес-процессов в нотациях воспринимается как какая-нибудь принципиальная электрическая схема какого-нибудь устройства (например, стиральной машины) – понятная для специалистов, но абсолютно неинформативная для участников самих процессов.

Чтобы пользоваться стиральной машиной, не обязательно знать, как она устроена. Поэтому к бытовой технике обычно прикладывают инструкцию для пользователя в картинках. Так и описание бизнес-процессов должно быть интуитивно понятным сотруднику – человеку, который «стирает».

По этой причине для построения модели бизнес-процесса мы предпочитаем использовать оперограмму – таблицу, в которой в одной колонке указаны исполнители, а в другой операции, выполняемые исполнителями (пример 2).

Каждая операция, как правило, сопровождается оформлением какого либо документа (бумажного или электронного).

Существует довольно распространенное мнение, что «все документы должны оформлять бухгалтеры». Если бы это было так, то фирма на 90 % должна была бы состоять из бухгалтеров. Это заблуждение происходит из тех времен, когда не было автоматизации и правильно оформлять счета на оплату или отгрузочные документы действительно умели и могли только сотрудники бухгалтерии.

Пример 2 . Технологическая цепочка продаж в ООО «Петрол» Продажи с АЗС (безналичные расчеты, топливные карты)

В наше время автоматизация процессов позволяет осуществлять операции и оформлять документы там, где это необходимо: счета на оплату выписывают в коммерческой службе, отгрузочные документы оформляют на складе и т. п. Такой подход уменьшает трудозатраты и экономит время покупателей/контрагентов фирмы.

На практике приходится сталкиваться с сотрудниками коммерческих служб, не желающих, например, оформлять счета на оплату и требующих «освободить их от несвойственных обязанностей». Им, видите ли, «некогда продавать», пока они «бумаги оформляют».

Продажа товара есть бизнес-процесс. Любой бизнес-процесс в идеале должен быть оптимальным: без лишних операций и с минимальным количеством участников.

Взаимодействие с покупателем осуществляют менеджеры, они доводят информацию о свойствах, количестве и стоимости товара до покупателя, заключают с ним договор, оформляют счет на оплату, контролируют поступление денег и отгрузку товара. Такой подход логичен и правильно закрепляет область ответственности.

Таким образом, оформление счета на оплату есть составляющая понятия «продажа».