Мастер времени. Что и когда надо делать, чтобы всё и всегда успевать

Существует множество способов производительно использовать свое время, что значительно повышает как результаты труда, так и вознаграждение за него. Поскольку 95 процентов всех действий совершаются вами по привычке, а новые привычки усваиваются в результате практики и повторений, то, освоив за месяц приведенные здесь испытанные способы, вы сможете удвоить и даже утроить свою производительность. Вы войдете в число лучших сотрудников.

Составьте список

Первый принцип тайм-менеджмента – это составление в начале каждого рабочего дня списка предстоящих дел. Еще лучше подготовить такой перечень накануне вечером, когда вы заканчиваете рабочий день.

Составив список того, что вам предстоит сделать, вы включаете в работу свое подсознание, которое будет трудиться всю ночь, пока вы спите. В этом случае вы зачастую просыпаетесь утром уже с готовыми идеями и решениями, позволяющими выполнить работу лучше и быстрее.

Если по ходу дела возникает какое-то новое задание, включайте его в свой список, причем как можно скорее. Не поддавайтесь искушению сделать еще один телефонный звонок или проверить электронную почту, пока не внесете его в свой перечень. Включив новые задания в уже существующий список, вы сможете яснее увидеть, какие из них имеют большую важность, а какие – меньшую.

Как считает эксперт по тайм-менеджменту Алан Лакейн, впервые составив список дел, вы можете в первый же день сэкономить 25 процентов времени. Через три-четыре недели у вас сформируется привычка составлять такие перечни каждый день, для каждого проекта и задачи. Ваша производительность моментально возрастет.

Четко расставьте приоритеты

Прежде чем браться за работу, распределите все дела из списка по степени важности. Найдите время, чтобы остановиться и подумать о предстоящей работе, осознавая при этом, что всех дел все равно не переделаешь. Как бы ни была высока ваша производительность, задач, ожидающих решения, все равно будет слишком много. Вам придется выбирать, чем заняться в первую очередь, чем – во вторую, а что вообще не делать.

Примените к своему списку правило 80/20. В соответствии с ним, 20 процентов ваших действий приносят 80 процентов всех результатов. Если у вас на день запланировано 10 дел, то два из них принесут больше пользы, чем остальные восемь, вместе взятые. Иногда это правило трансформируется даже в 90/10, и тогда из десяти дел одно оказывается куда более важным, чем совокупность всех остальных.

Не забывайте, что значение имеет не время, потраченное на работу, а ценность полученных результатов. Вы должны демонстрировать не усердие, а достижения. Поэтому распределяйте время в зависимости от значимости заданий и первым делом беритесь за самую важную работу.

Метод «АБВГД»

Примените к своему списку метод «АБВГД». Прежде чем приступать к работе, просмотрите список и снабдите каждый из пунктов одной из пяти указанных букв. При этом необходимо задуматься о вероятных последствиях выполнения или невыполнения соответствующих задач. Некоторые из них настолько важны, что последствия будут очень серьезными. А некоторые не имеют никакого значения, поэтому и последствий никаких не будет. Таким образом, все зависит от последствий.

Успешные люди, обладающие высокой производительностью, затрачивают основное время на действия, имеющие большие потенциальные последствия.

Неудачники порой работают усерднее и дольше, но расходуют время на действия, не влекущие за собой никаких последствий. Их выполнение или невыполнение не имеет значения.

Расставьте рядом с каждым пунктом перечня буквы А, Б, В, Г или Д. Буквой А обозначайте дела, которые необходимо сделать. Их выполнение, равно как и невыполнение, имеет серьезные потенциальные последствия. Если вы не сделаете их или сделаете не вовремя, у вас возникнут большие проблемы. Это самые важные дела на день.

Буквой Б промаркируйте задания, которые надо бы сделать. В случае выполнения или невыполнения они имеют умеренные последствия. Рано или поздно вам придется за них взяться, но они не столь важны, как задания категории А. Придерживайтесь правила, в соответствии с которым нельзя переходить к делам Б, не завершив все дела А.

Букву В поставьте рядом с пунктами, которые хорошо бы выполнить, но они не имеют никаких последствий. Сюда относится проверка электронной почты, звонки домой, чашка кофе с коллегой. Все это неплохо, но от этого ничего не зависит.

Подходите к заданиям выборочно

К сожалению, подавляющее большинство людей предпочитают заниматься делами категорий Б и В. Поскольку они выполняют их на рабочем месте, то полагают, будто работают. Но это не так. Не все, что делается в рабочее время, может считаться работой.