Материальная ответственность работника

При выдаче подотчетным лицам наличных денежных средств из кассы организации суммы выдаются по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88, или другому документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы подписываются руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на это. В случае безналичных расчетов (зачисление на пластиковую карту) первичным документом является слип или квитанция электронного терминала, квитанция банкомата) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата) (п. 3.1 Положения № 266-П).

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется такая форма отчетности, как авансовый отчет (форма № АО-1 "Авансовый отчет", утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1–6) и работником бухгалтерии (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Авансовый отчет может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе информации.

На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо вносит в отчет перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1–6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

К первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения сделки (при любой форме расчетов) относятся:

в случае осуществления сделок с организациями розничной торговли: накладные, товарные чеки, счета-фактуры, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);

в случае осуществления сделок с организациями оптовой торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры, чеки ККТ;

в случае оплаты сторонних работ и услуг: акты выполненных работ (оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы командированного подотчетного лица (оплату найма жилого помещения, билеты на проезд к месту командировки), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.

Согласно требованиям Управления МНС России по г. Москве, изложенным в письме от 12 августа 2003 г. № 29–12/44158, ":при принятии к учету авансового отчета подотчетного лица наличие чека ККТ как оправдательного документа по расходу подотчетных денежных сумм является обязательным".

Следует обратить особое внимание на требования п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт": если покупатель расплачивается с помощью банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные банковскими картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет организации торговли (услуг).

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7–8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Если подотчетному лицу выдается валюта, то заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. ККТ в данном случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг (Письмо Минфина России от 30.11.2004 № 03-01-20/2-47).

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

В зависимости от вида расчетов с подотчетными лицами (расчеты, связанные с оплатой работ (услуг); приобретением имущества; командировочными или представительскими расходами) организации необходимо оформить и ряд других документов, например, для расчетов, связанных с командировочными расходами, – это служебное задание, а для расчетов, связанных с представительскими расходами, – смета и программа представительских расходов.

При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

– приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

– командировочное удостоверение (форма № Т-10);