Материально-техническое снабжение на современном предприятии от А до Я

Производство и техническое обслуживание. Это, пожалуй, ключевой внутренний клиент для службы материально-технического обеспечения. Ведь именно производственные подразделения являются основными потребителями материальных ресурсов и именно от бесперебойности и своевременности их снабжения зависит стабильность и эффективность всего производственного процесса. Поэтому между снабженцами и производственниками выстраиваются особенно тесные и доверительные отношения, и обеспечивается постоянный обмен информацией и синхронизация планов.

Со стороны производства снабжение должно получать точные и своевременные заявки на необходимые материалы, с указанием спецификаций, количества, сроков и места поставки. Эти заявки, в свою очередь, базируются на производственной программе, которая формируется исходя из прогнозов спроса, планов продаж, требований клиентов. Кроме того, производственники должны предоставлять обратную связь по качеству поставляемых материалов, оперативно информировать снабженцев о любых проблемах или изменениях в спецификациях.

Задача снабжения – обеспечить выполнение этих заявок с максимальной надежностью, полнотой и экономической эффективностью. Для этого снабженцы должны тесно сотрудничать с производственниками уже на этапе планирования – вместе прорабатывать прогнозы потребности в материалах, анализировать риски и узкие места, определять необходимые уровни страховых запасов. На оперативном уровне критически важна своевременная и прозрачная коммуникация по статусу заказов на поставку, ожидаемым срокам прибытия грузов, любым потенциальным задержкам или дефициту.

Еще один аспект – это совместная работа снабженцев и производственников над снижением затрат и оптимизацией материалов. Например, через стандартизацию и унификацию закупаемых комплектующих, подбор более экономичных аналогов, изменение конструкции изделий с учетом доступности тех или иных материалов на рынке. Или через внедрение практик бережливого производства и снабжения – организацию поставок точно в срок, канбан, систему 5S на складах, программы повышения качества у поставщиков. Все эти инициативы требуют тесного сотрудничества и взаимопонимания между снабжением и производством.

Продажи и маркетинг. Не менее важна роль этих подразделений как заказчиков и потребителей услуг снабжения и логистики. Ведь именно они формируют прогнозы спроса, портфель заказов, требования клиентов, на основе которых планируется вся операционная деятельность. От точности и горизонта этих прогнозов напрямую зависит способность снабженцев обеспечить наличие необходимых материалов и комплектующих для бесперебойного производства, а логистов – спланировать мощности для хранения и доставки готовой продукции клиентам.

С другой стороны, специалисты по продажам и маркетингу должны хорошо понимать возможности и ограничения системы снабжения. Например, учитывать сроки выполнения заказов на материалы при обещании дат доставки клиентам, знать минимальные объемы закупок или производства тех или иных продуктов, быть в курсе рисков, связанных с поставщиками или логистической инфраструктурой на ключевых рынках. Ведь необдуманные обещания или нереалистичные ожидания коммерческой секции могут поставить снабженцев и логистов в безвыходное положение и привести к срыву поставок и репутационным потерям.

Поэтому критически важен постоянный диалог и обмен информацией между этими службами. Лучшие практики предполагают участие представителей снабжения и логистики в процессе разработки новых продуктов (NPD – New Product Development), чтобы учесть возможности закупки тех или иных материалов, ограничения по срокам и минимальным объемам поставки. Снабженцы также должны быть в курсе маркетинговых акций, изменений в ассортименте, выходе на новые рынки, чтобы заблаговременно подстроить под это работу с поставщиками. В свою очередь, информация от снабжения о доступности и ценах на ключевые материалы должна учитываться при принятии решений об изменении цен или промо-активности.

Особенно тесной должна быть связка логистики и продаж на этапе обработки и выполнения клиентских заказов. Современные системы управления заказами (OMS – Order Management System) позволяют в режиме реального времени обмениваться информацией о наличии товара на складе, резервировать товар под конкретного клиента, отслеживать статус комплектации и отгрузки заказа, информировать клиента о прогнозных сроках доставки. Если речь идет о крупных B2B-клиентах, то могут создаваться специальные кросс-функциональные команды, включающие менеджера по работе с клиентами, специалиста по логистике, снабженца, которые совместно планируют и реализуют проекты поставок, внедряют электронный документооборот и практики совместного прогнозирования и пополнения запасов (CPFR – Collaborative Planning, Forecasting, and Replenishment).