Меньше дел, больше жизни. Как сделать жизнь проще и освободить время для себя

• Zirtual – для штатных ассистентов; десять часов этих услуг в месяц обойдется вам в 199 долларов. Есть и более дорогие тарифы с большим количеством часов работы. Вам будет помогать один и тот же человек, он хорошо узнает вас и ваши предпочтения. Приятно общаться с одним и тем же человеком и налаживать отношения, но в большинстве случаев штатный помощник не нужен. 95 % задач может выполнить внештатный ассистент.

Например, у меня была очень профессиональная штатная помощница из Индии. Мы с ней проработали больше года, когда она вдруг сообщила, что получила более высокую позицию и уходит. После трех дней настоящей паники я внимательно посмотрел на ее задачи и понял, что некоторые из них не так уж необходимы, львиную долю можно обрабатывать автоматически, а остальное – поручить внештатному ассистенту.

Еще одно преимущество внештатных помощников – возможность задействовать одновременно нескольких исполнителей. Если вы даете сотни заданий в час, то сотни ассистентов выполнят их как раз за указанное время, а вы все равно заплатите 95 долларов в месяц. Внештатные помощники доступны круглые сутки семь дней в неделю, и при работе на вас сотни человек среднее время выполнения задачи сокращается примерно до десяти минут. Отмечу, что многие колеблются, когда встает вопрос о таких услугах, и дело вовсе не в цене. Два главных соображения, которые я слышал, сводятся к тому, что людям некогда вводить в курс дела чужих людей и непонятно, что именно им поручить. Однако при ставке в 25 долларов за пять заданий почему бы не попробовать. Вам понравится, вы захотите большего и в результате повысите эффективность. Это стоит сделать хотя бы для того, чтобы оптимизировать свои задачи и процессы.

Задачей может быть все, что укладывается в интервал в двадцать минут. Вы представляете, какой производительности добьетесь, если большая часть ваших дел будет выполняться меньше чем за двадцать минут? Сообщая свои указания по электронной почте, вы начнете замечать и устранять лишнее. (Так вы поймете, к примеру, что шаг второй и четвертый бессмысленны, а шаг шестой и седьмой дублируют друг друга.) Только не забудьте оптимизировать задачу, прежде чем дать ей ход. Сведя задание к сути, вы сделаете его беспроигрышным. Если большинство поручений выполняет кто-то ранее с вами не работавший, вы никогда не будете зависеть от исполнителя, который заболеет или уйдет в другую компанию. Удаленный ассистент похож на сервис Dropbox[23].

Ваши поручения задействуют не одного человека, а общение по электронной почте позволит давать задания в любое время и в любом месте. Я предпочитаю излагать мысли перед сном. Зачастую от меня поступает десять-двенадцать поручений, которые в ином случае терзали бы меня часами, лишая сна. Пользуясь такой внешней памятью, я уверен, что задание будет выполнено. Можно спать спокойно. Важно и то, что все ваши задания архивируются и можно воспользоваться функцией поиска. В Zirtual есть личный кабинет, где отражены все ваши запросы, а также их статус, сообщения, обмен файлами по каждой конкретной задаче.

Что поручить внештатному ассистенту

Похожие запросы на сайте Zirtual группируются в список (мои записи исчисляются сотней заданий). Вам предлагают несколько примеров использования новых опций. Если разъяснений нет, значит, запрос не требует дополнительного внимания. Опишу алгоритм, чтобы вы смогли применить его.

Простые задачи

• Поиск информации в интернете или посредством звонков.

• Резервирование билетов или столика в кафе и ресторане.

• Общение с клиентом по телефону.

• Проверка текста.

• Обновление информации в документе, базе данных или презентации.

• «Холодные звонки».

• Создание базы данных на основе предоставленной информации.

• Сравнение продуктов.

• Написание краткого содержания статьи.

• Заказы на доставку продуктов.

• Сбор пожертвований.

• Добавление сайта в поисковые системы.

• Форматирование или конвертация документов.

• Проверка фактов.

• Сбор информации туристического характера.

• Поиск ближайшего магазина с нужным товаром.

Задачи, требующие использования дополнительных сервисов

• Планирование встреч. Используйте сервис ScheduleOnce, чтобы ассистент знал ваше расписание и мог за вас назначать встречи. Ссылка на ваш график работы должна быть помещена в электронном письме после подписи.

• Сортировка, расшифровка и ответы на голосовую почту. Используйте Google Voice для пересылки ассистенту голосовых сообщений.