Ментальные карты для бизнеса

Однако они обладают меньшим количеством функций, именно полезных, а не развлекательных, и менее эстетично насыщенные.

Существуют онлайн-сервисы для создания ментальных карт, такие как MindMeister, Mind42 и другие, но, как правило, они предоставляют графику низкого качества и далеко не все дают возможность прикрепления информации из файлов компьютера.

Рис. 6. Пример ментальной карты: Тренинг по Активныьм продажам

Глава 2 Регламенты и инструкции для персонала

Если вы решили использовать ментальные карты в бизнесе, то я рекомендую вам начать с разработки с их помощью простых регламентов и инструкций для персонала, особенно если ментальная карта – это новый для вас формат работы, а инструкций, которые действительно соблюдаются, в вашей фирме нет. Инструкции для персонала – простая задача для разработки в формате ментальных карт.

Чтобы определить, какие именно инструкции необходимы вашей компании, проанализируйте свои бизнес-процессы и выявите те, на которых регулярно возникают какие-либо ошибки, повторяющиеся сложности и т. д. Именно на данные процессы и требуются инструкции: на проблемные функции или процессы. Кроме того, наверняка есть вопросы, при возникновении которых сотрудники обращаются к вам как руководителю за решением.

Есть правило: если к вам пришли трижды с одним и тем же вопросом – это даже не звоночек, а колокол к тому, чтобы создавать на процесс его решения инструкцию.

Еще одно важное преимущество наличия работающих инструкций – это независимость бизнеса от работающих в нем людей.

Бизнес становится более защищенным. Часто встречаются ситуации, когда в компании есть сотрудники, на которых держится весь отдельно взятый процесс. Например, вы нашли талантливого HR-менеджера, который безошибочно набирает хороший персонал, или менеджера по продажам, у которого лучше других получается закрыть клиента на покупку.

Такой персонал опасен для бизнеса, так как вы понимаете, что если уйдет этот человек, то данный процесс рухнет, и вы не сможете в кратчайшие сроки найти ему достойную замену, так как свои секреты «звездный» сотрудник унесет с собой.

Возникновение подобных сложностей помогают избежать разработка подробных инструкций на отдельные функции сотрудников.

При работе в консалтинговых проектах одно из первых моих действий – это поиск «звездных профессионалов» в компании. Если есть сотрудник, который выполняет свои функции замечательно, то информацию о том, за счет чего ему это удается, нельзя терять при его уходе! Поэтому мы сразу начинаем «снимать клише» с его подхода к работе и описывать процессы инструкциями.

Для этого достаточно поручить ему самостоятельно прописать должностную инструкцию на те функции или процессы, на которые он завязан. Затем этот текст обсуждается, корректируется и превращается в пошаговый план (инструкцию) для каждого, кто выполняет те же функции. Таким образом, вы получаете проверенный, доказавший свою эффективность план работы над конкретной задачей. И если этот сотрудник уйдет из вашего бизнеса, вы его оперативно и без снижения эффективности замените даже не очень опытным человеком, так как «изобретать велосипед» совсем не требуется, достаточно им правильно пользоваться, просто выполняя зафиксированные последовательные указания. Плюс ко всему, инструкции на функции значительно упрощают и ускоряют процесс обучения и адаптации новых людей.