Мероприятие на миллион

Что касается арендной платы, то здесь тоже можно сдвинуть сроки, поторговаться, договориться об оплате в день самого мероприятия. Как торговаться? Вы просто говорите, что предлагаемая вами сумма больше, чем ноль. Если это звезда, то вполне можно договориться об аренде площадки на бартерной основе. Главное, заключить договор, чтобы нужная дата была закреплена за вами. Однажды я вдвое снизил цену аренды гостиницы в Петербурге. Знаете, как это было? Я организовывал выступление Владимира Соловьева, и у него в райдере было написано, что он хочет только пятизвездочную гостиницу. В Санкт-Петербурге есть такая. Там номер для него стоил 500 тысяч рублей. Мне удалось сократить сумму вдвое. Как? Здесь я использовал известность спикера, и это сыграло на руку – для отеля было честью принять такого гостя. Главное, закрепить договоренности по цене, а детали оплаты уже легкорешаемы.

Ваши клиенты и партнеры

Как дать больше, чем ожидают ваши клиенты

Итак, вы придумали мероприятие, знаете, когда и где оно состоится. Это готовый продукт, который можно предлагать людям. Следующий шаг – продажи и продвижение.

Для начала вам необходимо предоставить клиентам идеальный сервис. Практика показывает, что чем лучше и выше будет сервис, тем лучше и выше будут эмоции и впечатления по поводу данного тренинга. Поэтому необходимо обратить внимание на все аспекты взаимодействия со всеми целевыми аудиториями: тренером, участниками, партнерами, с которыми вы сотрудничаете. Каждая из этих аудиторий должна получить больше, чем она рассчитывает.

Как окружить клиентов заботой

Ваша вторая целевая аудитория – участники. Поговорим о них.

За 3–4 дня до самого мероприятия напомните участникам о дате и времени его проведения. Нередко люди забывают даже об оплаченном тренинге. Напомнить лучше, позвонив. Помимо этого, стоит отправить участникам схему проезда до места, указав в ней все возможные варианты: проезд на такси, метро, автобусе. Не лишним будет указать примерную стоимость проезда на такси. Этим вы снова покажете свою заботу о клиенте, а также упростите работу себе. Ели вы не единственный организатор, то в качестве контактного телефона укажите номер своего менеджера.

Кто-то из вашей команды непременно должен встречать подъезжающих участников перед входом в здание. Менеджер с бейджиком значительно упростит клиенту ориентацию на новом месте. Еще лучше будет специально для этого нанять миловидную девушку, ее работа обойдется вам порядка $50 в день. Присутствие красивой девушки создаст более благоприятную атмосферу. Если тренинг рассчитан на женщин, можно нанять для той же работы красивого юношу.

Обязательно обеспечьте всех участников бумагой, ручками, «раздатками»; бывают тренинги, где нужен ноутбук. Как правило, если нужен ноутбук, участники заранее об этом предупреждены. На случай, если клиент забудет технику, стоит запастись своей собственной, чтобы выручить участника.

Бывает, что участники приезжают из другого города. В таком случае плюсом для вас будет помочь человеку найти жилье. Как вариант можно договориться с гостиницей на процент от каждого клиента, которому вы рекомендуете именно ее. Или ограничиться рекомендацией риелторов или сайтов, где можно поискать предложения о жилье. Идеальным вариантом будет, если вы найдете для участника подходящее ему жилье на сумму, которую он готов для этого выделить.

О важности кофе-брейков и welcome coffee

Хорошее впечатление на участников всегда оказывает welcome coffee. Еще перед началом тренинга вы устраиваете небольшую кофе-паузу: чай, кофе, конфеты. Как правило, все любят такие «фишки». Делайте ваши кофе-паузы максимально щедрыми, предлагайте участникам что-нибудь питательное: фрукты, орехи, печенье. Так человек за кофе-паузу может утолить голод на 3 часа минимум. В зависимости от масштаба мероприятия, помещения, наличия помощников и желания сократить расходы есть несколько способов сделать кофе-брейк:

• для мероприятия с участием 100–300 человек вполне достаточно самому все купить, привезти и красиво разложить, чтобы гостям было удобно, при этом старайтесь избегать пластиковой посуды – это дешево и неэстетично;

• для мероприятий с участием около 1000 человек нанять кафе и кейтеринговую службу, если есть необходимость.

Как правильно завершить работу с клиентом, или «Вау-эффект»

Если тренинг дорогой, будет здорово что-то подарить участникам по его окончании. Хорошим подарком станет книга или диск спикера. Людям приятно, когда что-то помимо тренинга входит в стоимость билета. Ели вы дарите участникам дипломы, то обязательно вставьте их в рамки – такой диплом наверняка поставят на видное место, а для вас это будет дополнительной рекламой. Пусть людям запомнятся отношение к ним и эмоции, тогда они к вам гарантированно вернутся.