Microsoft Access 2007

Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Режим , которая находится на ленте, на вкладках Главная , Режим таблицы или Конструктор (на всех вкладках эта кнопка крайняя слева). Кнопка меняет свой внешний вид. В режиме таблицы она выглядит так:

а в режиме конструктора так:

Работа с таблицей начинается с ее создания (см. подразд. «Создание таблицы»). Далее вы можете выбрать вариант действий по своему усмотрению:

• сразу ввести данные в режиме таблицы (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы»). При этом программа Access автоматически добавляет в таблицу необходимое количество полей и определяет типы данных для этих полей. Так, если введены буквы, полю будет присвоен тип данных Текстовый , если цифры – Числовой . Затем при необходимости можно настроить свойства полей в режиме конструктора (см. разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора»);

• вначале создать в конструкторе поля таблицы и указать их свойства, как это описано в разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора», а затем ввести информацию (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы»);

• при необходимости чередовать работу в режиме таблицы и в режиме конструктора. Например, создать часть полей в конструкторе, ввести некоторые данные и снова вернуться в режим конструктора и т. д.

Непосредственный ввод данных с автоматическим определением типов данных обычно используется для простых таблиц, не требующих или почти не требующих специальных манипуляций со свойствами полей. Работа в конструкторе предоставляет возможность более тонкой настройки, но и требует б о льших затрат времени.

Преимуществом создания полей в конструкторе является возможность задать свойства полей, ускоряющие ввод данных (например, список значений поля, значение по умолчанию) и уменьшающие количество случайных ошибок ввода (маска ввода, условия на значение и др.).

Приступая к работе с таблицами, начнем с изучения операций, выполняемых с таблицей как с единым целым.

Создание, переименование и удаление таблицы

Итак, вы открыли или создали базу данных (как это сделать, описано в разд. «Приступим к работе» в предыдущей главе). Теперь программа Access готова к работе с таблицами. Если вы создали пустую базу данных, программа автоматически создала и открыла новую пустую таблицу и вы можете начать заполнять эту таблицу (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы» и разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора»). Если вы создали базу данных на основе шаблона или работаете с существующей базой, вы можете создать новую таблицу или открыть ранее созданную.

Создание таблицы

Создать новую таблицу можно одним из следующих способов.

• Если вы желаете создать пустую таблицу, откройте на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Таблица или Конструктор таблиц . Программа Access создаст новую пустую таблицу и откроет ее, соответственно, в режиме таблицы или в режиме конструктора. Однако вы можете в любой момент переключиться на другой режим (см. разд. «Порядок работы с таблицами»).

• Если вы желаете создать типовую таблицу с помощью встроенного шаблона, откройте на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Шаблоны таблиц . В появившемся меню выберите подходящий шаблон таблицы. Программа Access создаст новую таблицу с заданными в шаблоне полями и откроет ее в режиме таблицы. Таблицу, созданную по шаблону, вы можете редактировать так же, как и обычную таблицу: добавлять и удалять столбцы, создавать новые записи и т. п.