Microsoft Access 2007

6. Нажмите кнопку OК и экспортируйте отчет. По окончании операции мастер предложит сохранить параметры процесса экспорта, данная операция выполняется аналогично сохранению параметров при экспорте в файл формата RTF.

...

Внимание!

Следует помнить, что одним из условий выполнения операции экспорта является то, что конечная база данных, в которую осуществляется экспорт отчета, должна быть закрыта.

Экспорт отчета в текстовый файл формата TXT заключается в выполнении трех основных этапов: открытия исходной базы данных, содержащей отчет; вызова мастера экспорта и сохранения созданного файла с необходимыми параметрами.

1. Откройте базу данных и выберите нужный отчет, дважды щелкнув на нем кнопкой мыши. Для экспорта будет использоваться база Отдел продаж . Выберите отчет Товары .

2. Для вызова мастера экспорта после выбора нужного отчета необходимо на вкладке Внешние данные в группе Экспорт выбрать команду Экспорт в текстовый файл .

3. В появившемся окне мастера экспорта следует задать имя, под которым будет сохранен создаваемый текстовый файл, и адрес, то есть место сохранения этого файла. Если текстовый файл с заданным именем уже существует, мастер предложит изменить имя либо заменить существующий под этим именем файл новым.

4. Чтобы просмотреть созданный файл сразу же после завершения процесса преобразования, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта , а затем нажмите кнопку OК .

5. Откроется окно Кодировка для файла (рис. 7.10), в котором необходимо выбрать кодировку сохраняемого файла. Вы можете оставить кодировку по умолчанию либо выбрать другую. Однако сейчас необходимо оставить без изменения значение Windows (по умолчанию) , после чего нажать кнопку OК .

Рис. 7.10. Выбор варианта кодировки

По окончании преобразования в указанном пользователем месте будет создан текстовый файл, содержащий экспортируемый отчет. При экспорте отчета в текстовый файл на последней странице мастера будут отображаться сведения о состоянии процесса.

Как и при экспорте в другие форматы, возможно сохранение основных параметров экспорта для быстрого повторения операции и создание задачи Outlook.

Экспортировать данные отчета в файл формата XML можно следующим образом.

1. Запустите мастер экспорта, для чего на вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку Дополнительно , а затем в раскрывающемся списке вариантов преобразования выберите пункт XML-файл . На экране появится окно выбора места сохранения целевого файла.

2. В появившемся окне мастера экспорта укажите имя сохраняемого файла и место его сохранения, после чего нажмите кнопку OК .

3. В окне Экспорт XML (рис. 7.11) потребуется задать сведения для экспорта отчета в файл формата XML. При этом оставьте без изменения состояние по умолчанию – установленный флажок дан ные (XML) .

Рис. 7.11. Окно Экспорт XML

...

Примечание

В этом же окне можно преобразовать отчет в файл XSD схемы данных или в XSL-файл презентации данных. Для этого необходимо установить флажок напротив соответствующего формата данных. Чтобы задать дополнительные параметры экспорта, можно воспользоваться кнопкой Дополнительно.

4. Задав установки, нажмите кнопку ОК .

Одним из возможных вариантов экспорта отчета Access 2007 является экспорт в файл формата HTML. Процесс преобразования заключается в выборе необходимого отчета, вызове мастера экспорта и определении необходимого формата для экспорта.

1. В данном случае на вкладке Внешние данные в группе Экспорт необходимо нажать кнопку Дополнительно и выбрать экспорт в Документ HTML .