Microsoft Office

Что ж, мы с честью прошли через все испытания – наша презентация готова! Теперь нам остается только сохранить ее. Причем – в нужном формате, который можно воспроизвести на любом компьютере. Это-то как раз сделать не так просто. Во-первых, файлы «родного» формата PowerPoint можно воспроизвести только с помощью этой программы. А она, увы, установлена не на каждом компьютере – едва ли не половина пользователей Microsoft Office вообще не подозревает о существовании PowerPoint. К тому же предыдущие версии программы далеко не всегда способны «переварить» файлы нового образца. Так что если вы уверены, что на компьютере ваших друзей или коллег, для которых вы, собственно, и старались, есть нужная версия PowerPoint, просто сохраните презентацию на жесткий диск или CD. В других случаях лучше создать специальный компакт-диск с набором файлов, которые можно воспроизвести даже при отсутствии PowerPoint. Сделать это можно с помощью меню Файл/Подготовить для записи на компакт-диск. Благодаря меню Сохранить как... можно упаковать вашу презентацию и в гипертекстовый файл формата MHT, который с успехом читается браузером Internet Explorer.

Горячие клавиши PowerPoint

MICROSOFT ACCESS

Среди программ семейства Microsoft Office программа для разработки и управления базами данных Access всегда стояла особняком. Ведь в отличие от других программ этого пакета, применение Access в домашних условиях найти крайне сложно – если не просто невозможно. По своим возможностям и, соответственно, сложности интерфейса Access ближе к профессиональным, а не к домашним программам, масштаб дома или даже маленького офиса для этой программы слишком мал. Вот и получается, что на практике лишь один пользователь из десяти, установивших на свой компьютер Microsoft Office, хоть раз в жизни запускает Access. И лишь один из ста работает с ним регулярно. Но жизнь показывает, что шансов преуспеть в сегодняшнем мире гораздо больше у того, кто дружит с этой программой, четко знает все ее возможности и сферы применения.

Знание баз данных дает человеку ключ к громадной вселенной информации, дарит ему способность видеть информационный мир в трех измерениях. И эта фраза – отнюдь не красивый речевой оборот в духе «Тысячи и одной ночи»... Вспомним – пользователь Word живет в мире линейном, одномерном. Пользователь Excel, с его разбитым на клеточки рабочим полем, оперирует уже двумя измерениями. Но поле Excel – это лишь скромная проекция рабочей среды Access... Кстати, тем, кто знаком с Excel, овладеть Access будет просто – по внешнему виду обе программы необычайно схожи. Ничего удивительного – ведь в качестве основы Access использует уже хорошо знакомые нам таблицы – при этом практически все возможности работы с ними, знакомые по Excel, остаются на месте! Формулы и сортировки, связи отдельных ячеек и их формат – все на месте. Тогда в чем же отличие? Что ж, при работе с одной простой таблицей отличий мало. Более того, в этом случае вам и не стоит отрываться от любимого Excel и в поте лица своего осваивать новую программу. Но вот как только речь заходит о целой системе таблиц, то без Access нам никак не обойтись. Ведь все таблицы в среде Access не просто равноправны, но и взаимосвязаны! Там, где в Excel существует множество автономных документов, в Access мы видим единый организм, живущий по законам коллективизма: в любой момент каждая таблица готова поделиться информацией с «товарками». На долю пользователя остается лишь тяжкая работа по составлению «конституции» этого маленького государства – сколько и какие таблицы будут жить в базе данных, каким образом они будут взаимодействовать между собой...

Создаем базу данных

Создать собственную базу данных в Access можно несколькими способами. Опытные пользователи могут прибегнуть к режиму Конструктора, с помощью которого и будут заданы все параметры основных таблиц: номенклатура полей, тип содержащихся в них данных, установлены связи и формы вывода данных. Однако новичкам, возможно, стоит прибегнуть к помощи Мастера, который предложит вам на выбор десятки шаблонов «деловых» и «личных» таблиц для создания небольшой базы данных:

«Деловые»:

■ Список рассылки

■ Контакты

■ Клиенты

■ Сотрудники

■ Товары

■ Заказы

■ Сведения о заказчике

■ Поставщики

■ Типы

■ Оплата

■ Счета

■ Сведения о заказе

■ Проекты

■ Мероприятия

■ Резервирование

■ Оплаченное время

■ Расходы

■ Выдачи

■ Основные фонды

■ Записи работ

■ Операции

■ Задачи

■ Сотрудники (Задачи)

■ Студенты

■ Студенты и занятия

«Личные»:

■ Адреса

■ Гости

■ Типы

■ Личное имущество

■ Рецепты

■ Растения