Ко второй группе архивных источников относятся разнообразные документы, связанные с текущим делопроизводством учреждений и деятельностью должностных лиц. Значительный корпус такого рода документации составляют отчёты начальника области и наместника на Кавказе о проделанной работе. Материалы официального делопроизводства раскрывают внутриструктурные связи и отношения, свойства и состояние всей системы управления в регионе. Это прежде всего документы высших государственных учреждений, содержащиеся в фондах 1268 (Кавказский комитет), 1276 (Совет министров), 565 (Департамент государственного казначейства), 1287 (Хозяйственный департамент), 1291 (Земский отдел) Российского государственного исторического архива, содержащие переписку ведомств по вопросам управления, различные ведомственные распоряжения.
Такие материалы официального делопроизводства как отчёты, рапорты, служебная переписка, докладные записки различных должностных лиц, ответы административных начальников на прошения, жалобы сельских обществ на притеснение или произвол властей, приказы по Терской области и т. п. содержатся в фондах № 400 (Министерство военное. Главный штаб. Азиатская часть) и № 1300 (Штаб Кавказского военного округа) Российского государственного Военно-исторического архива. Эти документы воссоздают подробную картину управления на местах, стиль и методы управления местного кавказского чиновничества. РГВИА содержит, главным образом, ценнейшие документы по истории казачьих областей Предкавказья. Это связано с тем, что Кубанское и Терское казачество через войскового атамана Кавказских казачьих войск было подчинено военному министру, в составе которого находилось Главное Управление казачьих войск. Больше того, всё население Кубанской и Терской областей, за исключением горских народов; все города, находящиеся на их территории, состояли в ведении Главного Управления казачьих войск254
. Для нашего исследования наиболее интересными оказались следующие фонды РГВИА: Ф.ВУА – Военно-учётный архив; Ф.330 – Главное управление казачьих войск, опись 1. – Временный комитет для пересмотра законоположений (1865–1872); Ф.400 – Главный Штаб, опись 12 – Наградное отделение; Ф.482 – Кавказские войны 1735–1879, опись 1 – Материалы о горских народах; Ф.485 – Русско – Турецкая война 1877-78 гг., опись 1 – Переписка Александра II с наместником Кавказским; Ф.1047 – Штаб местных войск Кавказского военного округа; Ф.1329 – Войсковое правление Терского казачьего войска.Большое количество материалов текущего делопроизводства нами также было извлечено из фондов ЦГА РСО-А: Ф.11 (Терское областное правление); Ф.12 (Канцелярия начальника Терской области); Ф.53 (Штаб войск Терской области). Всеподданнейшие доклады первых начальствующих лиц на Кавказе (наместников, начальников областей), послужили отправной точкой этого исследования. Доклады позволяют выявить общие направления государственной политики в отношении коренного населения, оценить состояние социально-экономического и политического развития региона на том или ином историческом этапе. В основном всеподданнейшими докладами располагают местные архивы – ЦГА РСО-А и ОРФ СОИГСИ.
Для написания военной истории чеченского народа особо ценными являются фонды РГВИА: Ф.3640 – Чеченский Конный полк (191418); Ф.14505 – Чеченский Конно-Иррегулярный полк и ЦГА РСО-А: Ф.104 – Штаб Чеченского отряда (1846–1861); Ф.83 – Терско-горский Конно-Иррегулярный полк.
Государственный архив РФ располагает ценными документами, собранными в фонде 109 – Третьего отделения собственной его Императорского величества канцелярии. III Отделение было образовано 3 июля 1862 года, а ликвидировано – 3 марта 1880 года. 4 экспедиция III Отделения осуществляла сбор информации обо всех важных событиях в стране. В документах данного фонда хранятся сведения, касающиеся усиления жандармского надзора на Кавказе в 80-х годах XIX века, данные о нераспространении на Кавказское наместничество мнения Гос. Совета относительно временного изменения подсудности. Фонд 110 ГА РФ располагает архивными материалами Штаба отдельного корпуса жандармов. Отдельный корпус жандармов – специальное воинское формирование, военные чины которого составляли основу штата жандармо – полицейских учреждений Российской империи с 1826 по 1917 гг. (губернские жандармские управления, охранные отделения и т. д.). По инспекторской, строевой и хозяйственной части отдельный корпус жандармов входил в систему Военного министерства. По «наблюдательной части» – подчинялся III Отделению. В данном фонде хранятся дела, имеющие руководящие инструкции по Кавказскому и Варшавскому жандармским округам.