Все решения, определяющие движение по уголовному делу или подводящие итог процессуальной деятельности на различных этапах и стадиях, должны основываться на материалах уголовного дела, вытекать из них. Кроме того, процессуальные документы должны обеспечивать возможность осуществления прокурорского надзора, а также процессуального контроля со стороны руководителей органов предварительного расследования и судебных органов.
УПК РФ не содержит общих требований, которым должны соответствовать все процессуальные документы, но устанавливает требования к структуре и содержанию отдельных видов процессуальных документов (протоколов – ст. 166, постановления о привлечении в качестве обвиняемого – ст. 171, обвинительного заключения или акта – ст. 220 и 225, постановления о назначении судебной экспертизы – ст. 195 и др.). Однако в специальной литературе определены общие требования, которым должны отвечать все процессуальные документы. К ним относятся следующие.
1. Процессуальный документ должен соответствовать положениям закона, предусматривающим его составление (по наименованию, форме, содержанию). В тех случаях, когда закон устанавливает реквизиты процессуального документа, их включение обязательно. Соответствие процессуального документа закону предполагает также ссылки на правовые нормы, предусматривающие составление данного документа.
2. Содержание процессуального документа должно соответствовать фактическим обстоятельствам, установленным материалами дела. Необходимость составления процессуального документа должна вытекать из материалов уголовного дела. Обстоятельства, известные по делу и имеющие отношение к принимаемому решению, должны найти отражение в процессуальном документе.
3. Процессуальный документ должен отвечать требованиям логичности, краткости и ясности. Все вопросы должны излагаться в нем последовательно, чтобы каждое новое положение следовало из предыдущего или было логически связано с ним. Не должно быть лишних слов. Необходимо обеспечивать однозначность суждений и единообразное понимание смысла документа.
4. Грамотность и культура оформления процессуального документа. Документ должен быть составлен юридически грамотно, с соблюдением требований русского языка. Недопустимо употребление жаргонных слов (там, где это не вызвано необходимостью), нецензурной лексики, сокращений слов. Предложения не должны быть слишком длинными, допускать двоякое толкование смысла. Нельзя злоупотреблять специальной терминологией.