Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

В не очень старые добрые времена, когда Интернет еще не был вездесущим и когда члены семьи еще бунтовали против постоянной подключенности своих близких, многие руководители и профессионалы возвращались из поездок или отпусков и находили в своих электронных ящиках сотни непрочитанных писем. Они садились за компьютер и за два-три часа, а то и меньше, если использовали метод обработки мини-пакетов (подробнее об этом — ниже), успешно разгребали эти завалы.

Если вы работаете с потоком электронных писем в текущем режиме, читая и отвечая на них по мере поступления, эта работа занимает у вас в четыре раза больше времени. Особенно если вы делаете это на телефоне. У вас действительно так много лишнего времени?

Возможность сэкономить эти часы — одно из огромных преимуществ пакетной обработки почты.

В идеале вы должны не только работать с электронной почтой методом пакетной обработки, но и ограничить ее продолжительность. Как это сделать? Первый и самый важный шаг — составить жесткий график работы с электронной почтой. Четырех раз в день обычно достаточно. Запланируйте это время в сетевом электронном ежедневнике, чтобы никто из сотрудников не мог назначить вам встречу на это время. Если вы соблюдаете график и лимиты времени, можно работать с почтой и пять раз в день — здесь нет строгих правил. Поэкспериментируйте, чтобы найти собственное, оптимальное для вас решение. Любопытно, что многие люди, которые перешли от работы с электронной почтой в текущем режиме к пакетной обработке четыре раза в день, обнаружили: на самом деле бывает достаточно трех и даже двух раз в день.

Чтобы ограничить время работы, включайте таймер. И когда раздается звуковой сигнал, немедленно закрывайте программу электронной почты — даже если вы не успели разобраться со всеми письмами. С одной стороны, вы обнаружите, что в этом нет ничего страшного, а с другой стороны — это заставит вас работать на повышение собственной эффективности. Чтобы работать с электронной почтой быстрее, используйте советы и приемы из этой главы.

Когда речь идет о переходе на пакетную обработку — касается ли это электронной почты или любой другой интеллектуальной работы — обязательным условием становится жесткий и даже безжалостный подход. Не бойтесь впадать в крайности. Даже если электронное письмо важное, то с вероятностью 90% оно не срочное. А если дело действительно срочное, люди найдут вас по телефону. Если контрпродуктивные приемы работы с электронной почтой, принятые в вашей компании, идут вразрез с методом пакетной обработки, вы можете закамуфлировать его. Придумайте ему вымышленное название типа «встречи с ДД» — о чем мы говорили выше. Можно использовать и функцию автоответчика на письма. Запишите максимально дружелюбное уведомление, что сейчас вы заняты и сможете приступить к работе с почтой только через несколько часов. Не забудьте указать номер телефона, по которому с вами можно связаться в случае действительно неотложных дел. Хороший способ обеспечить себе душевное спокойствие, о котором мы тоже говорили выше, — завести второй телефон специально для экстренной связи и всегда держать его включенным.

Резкий отказ от наркотиков на сленге наркоманов называется «завязать» или, более образно, «стать холодной индейкой» (go cold turkey). Это самый быстрый и, возможно, лучший способ избавиться от зависимости от электронной почты. Главное — преодолеть начальную стадию с ее «ломкой» — зашкаливающим уровнем тревожности и т.п. Если вы не можете резко ограничить свою подключенность, делайте это постепенно. Проверяйте, на что вы способны. Начните ходить в туалет, к кофемашине или к кулеру без телефона. Затем берите с собой на обеденный перерыв только телефон для экстренной связи. Если не можете сделать даже этого, значит, вы — настоящий наркоман. И если хотите вернуться не только к высокому уровню интеллектуальной продуктивности, но и к реальной жизни, вам надо обратиться за профессиональной помощью.

Когда научитесь находиться в режиме офлайн от пяти минут до получаса без чувства тревоги, постепенно увеличивайте это время. Если необходимо, делайте это маленькими шажками. Даже если вы будете увеличивать это время всего на две минуты в неделю, в конце концов вы достигнете минимальной цели: полчаса подключен/полчаса отключен. Когда вы достигнете этой цели, значительно увеличится и ваша интеллектуальная продуктивность. Она вдохновит вас и дальше ограничивать время, которое вы проводите в режиме подключенности.