Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

По моей рекомендации некоторые из моих клиентов завели себе второй телефон для «экстренной связи». Они сообщили этот номер только своей супруге/супругу, детям, начальнику и членам команды и попросили звонить по нему лишь в случае действительно срочных дел. Такой, казалось бы, простой прием поможет вам не отвлекаться и в некоторой степени избавит от многозадачности и информационной перегрузки. А тот факт, что вы сообщите коллегам и начальству номер личного телефона для экстренной связи, покажет, что вы привержены своей работе. Вы будете чувствовать себя гораздо комфортнее и укротите такого опасного поглотителя времени, как электронная почта.

Вообще, вы можете сказать всем, кому считаете нужным, чтобы в случае срочных вопросов они связывались с вами не по электронной почте, а по телефону для экстренной связи. Укажите его номер в подписи к письмам. Она может быть примерно такой: «Я занят работой над проектом X, поэтому вынужден ограничить частоту проверки почты». Один мой знакомый написал так: «Мои внутренние и внешние клиенты требуют моего пристального внимания, поэтому я ограничиваю свою работу с электронной почтой». Если у вас есть «тревожный телефон», вы можете еще больше упростить себе жизнь, добавив фразу: «В случае действительно срочных вопросов, пожалуйста, позвоните или отправьте мне сообщение на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67». Один из моих клиентов написал еще проще: «Чтобы повысить свою эффективность, я проверяю почту всего три раза в день. Если у вас срочный или важный вопрос, позвоните на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67».

Вы можете записать такое же сообщение на голосовую почту и отключать свой обычный телефон, когда заняты важным или трудным умственным трудом.

Недавно я отправил письмо одному из участников моих семинаров и получил интересный автоматический ответ:

Уважаемый (будущий) друг или клиент,

спасибо за ваше письмо!

Я решил радикально ограничить время, которое я трачу на свой компьютер и смартфон.

Это не значит, что я говорю вам «нет».

Скорее, это значит, что я говорю «да» тем вещам, которые ценю больше всего: сосредоточенной работе (в том числе и для моих клиентов), человеческим взаимоотношениям (с реальными людьми) и красоте.

Для нашей оптимальной коммуникации предлагаю:

1. Срочно? Позвоните мне. Я отвечу немедленно, или как только закончу встречу, или смогу припарковать машину (свою жизнь я тоже ценю).

2. Важно? Отправьте мне сообщение на телефон.

Спасибо за ваше сотрудничество! :)

Оскар

Идеальное решение — попросить людей помогать вам в ваших усилиях. Если вы получаете по электронной почте адресованное вам письмо, не имеющее отношения к вашей работе, ответьте отправителю просьбой исключить вас из этой рассылки (если только ваше участие в ней не является абсолютно необходимым). Если вы хорошо знакомы с макросами, то можете при помощи трех щелчков мышью отправить стандартный ответ. Например, такой: «Спасибо за ваше письмо. Однако я не вижу необходимости в информировании меня по этому вопросу. Пожалуйста, удалите меня из данного списка рассылки или из этой группы». Поскольку макрофункции в MS Outlook весьма «недружественны» к пользователям, если только они не знакомы с основами программирования на visual basic, я использую программу Macro Express для создания такого рода макросов. Раньше мне приходилось делать два щелчка мышью, но благодаря функции быстрых действий (quicksteps) в последних версиях MS Outlook теперь мне достаточно одного щелчка. Я нажимаю кнопку «ответить и удалить», а затем могу выбрать один из трех самодельных макросов с шаблонными ответами — от очень дружелюбного предложения до очень резкого требования удалить меня из списка рассылки.

В зависимости от вашего положения в служебной иерархии вы можете любезно попросить или жестко потребовать от других сотрудников сортировать посылаемую вам почту. Единственное, что для этого вам нужно сделать, — это написать соответствующее сообщение на автоответчике в своей программе электронной почты и вставить такой же текст в шаблон подписи.