Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Возвращение к работе после отвлечения на почту занимает одну минуту.

Электронная почта должна быть обработана и систематизирована.

Неграмотное использование строки «Тема письма» затрудняет систематизацию почты.

Электронные письма остаются в почтовом ящике пользователя.

Все это звучит очень негативно. Но Берджесс приходит и к одному положительному выводу: обучение сотрудников правилам отправки электронной почты может значительно повысить эффективность этого инструмента и сократить потоки ненужной информации.

7.3. Работать с электронной почтой на мобильном телефоне – неэффективно и глупо

Надеюсь, в главах об оковах для мозга № 1 и № 2 мне удалось убедить вас, что привычка работать с почтой в текущем режиме снижает вашу интеллектуальную продуктивность. Она становится особенно глупой, когда вы используете для этого свой смартфон!

У неэффективных работников умственного труда никогда нет времени, чтобы сходить на воскресный футбольный матч с участием своей дочери.

Малоэффективные работники умственного труда постоянно заняты своим смартфоном. Они заняты им, даже когда сидят на футбольном матче с участием своей дочери.

Умеренно эффективные пытаются одним глазом смотреть на смартфон, а другим – на игру дочери. Как только приходит послание от босса, они немедленно на него отвечают.

Высокоэффективные работники умственного труда держат телефон в кармане, с увлечением смотрят матч и болеют за дочь. А на следующий день читают письмо босса и отправляют ему вдумчивый ответ.

Вдохновленный идеей Дженнифер Чатман{387}

Не нужно быть специалистом по эргономике, чтобы понять: постоянно печатать электронные письма на крошечной клавиатуре смартфона, используя для этого самый крупный и неуклюжий большой палец руки (в то время как функция автозамены вовсю развлекается с вводимым текстом) – мягко говоря, не очень эффективное занятие. Как я писал в главе о локальных стрессах, это очень неэргономично и повышает риск развития хронического напряжения в мышцах от постоянной нагрузки (repetitive strain injury). Отсюда – мигрени, боли в спине, шее, плечевом поясе.

Кроме того, при использовании смартфона вы обычно работаете только с одним письмом, что тоже неэффективно. Если вы начинаете с последних писем и отвечаете на них, то упускаете информацию из предыдущих писем. Если же вы обрабатываете письма в хронологическом порядке, то часто отвечаете на уже решенные вопросы.

Даже на самом продвинутом смартфоне или планшете работать со своим ежедневником, служебной запиской или электронной таблицей гораздо труднее, чем на большом экране. Здесь нельзя открыть несколько документов сразу. На смартфонах нет рабочего стола, а на планшете половину экрана занимает неудобная клавиатура. Кроме того, в офисе у большинства профессионалов есть под рукой информация, которая может быть недоступна в Интернете или же неудобна для чтения на телефоне. В результате, прочитав письмо на телефоне, вы вынуждены перечитывать его еще раз в офисе!

Когда вы читаете письмо и отвечаете на него на ходу, вы посвящаете ему лишь крошечную долю того внимания, которое могли бы уделить в спокойной офисной обстановке – особенно если вы научились работать в сосредоточенном однозадачном режиме. Занимаясь этим на ходу, вы делаете больше глупых ошибок. Например, жмете кнопку «Ответить всем» в случае, когда письмо предназначалось только одному человеку. Или же отвечаете, мягко говоря, неадекватным образом.