Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Прежде чем начать, вам нужно будет записать в своем ежедневнике бо́льшую часть задач и выделить под них конкретное время. Это позволит вам избежать нарушения сроков исполнения и цейтнотов. Как я уже объяснял в главе о многозадачности, она не только увеличивает время выполнения какого-то дела. Все становится гораздо хуже, если это дело – звено в цепи других заданий и от его результатов зависит работа людей, которые будут выполнять следующий этап работы. Тогда невыполнение задачи в срок нарушает работу всех остальных звеньев этой цепочки. Поэтому когда вас просят что-то сделать, вы должны сначала подумать, сколько времени займет у вас выполнение этой задачи. Возьмите за правило никогда не вносить новую задачу в список дел, а сразу же открывайте ежедневник и смотрите, есть ли у вас свободное время. Если времени нет, лучше откажитесь. Если задание вам дает начальник, опять же откройте ежедневник и проверьте, какие дела вы можете перенести на более поздний срок или перепоручить кому-то другому.

Когда вы ищете время в своем ежедневнике, постарайтесь не дробить задачу на мелкие части и выделяйте для нее такой промежуток времени, чтобы успеть выполнить ее с начала и до конца, или, по крайней мере, разделить ее на большие последовательные этапы. Так вы сможете добиться значительного прогресса и успеете сделать гораздо больше, чем если будете перепрыгивать с одного задания на другое.

Это необходимо сделать, чтобы систематически применять метод пакетной обработки. Такой метод – обязательное условие, если вы хотите добиться действительно высокой интеллектуальной продуктивности и особенно если ваша работа не носит рутинный характер. Последовательная пакетная обработка во много раз эффективнее параллельной многозадачности, при которой надо дробить задачи на мелкие части и постоянно переключаться между ними. Подробно об этом мы говорили в первой части книги. Все дело в особенностях работы нашего головного мозга и, в частности, в специфике переключения контекстов. Многозадачность приводит к значительным потерям времени, эффективности, концентрации, креативности и т. д.

Непрерывная сосредоточенная работа над одним делом в четыре раза эффективнее работы в режиме постоянного переключения между задачами – особенно если задачи сложные или если они относятся к разным областям. 30 минут непрерывной работы в 10 раз эффективнее, чем три раза по 10 минут, чередуемые с другими делами. Не забывайте: каждое переключение между задачами, каждый раз, когда вы отвлекаетесь, каждое маленькое постороннее дело ведет к потере интеллектуальной продуктивности.

Пакетная обработка: превращает поверхностного и рассеянного человека отвлекающегося (homo interruptus) обратно в высокопродуктивного человека разумного (homo sapiens).

Как мы увидим в этой главе, в первую очередь надо применить метод пакетной обработки к электронной почте. Сделать это следует не только по причинам, описанным в главе о многозадачности, но и вот почему. Каждый раз, чтобы открыть электронную почту, вам нужно проделать ряд небольших, но отнимающих время операций. А пакетная обработка почты позволит сократить количество таких операций и сэкономить время. Вы тратите еще больше времени, когда работаете с электронной почтой на телефоне. Ведь вам надо взять телефон, открыть программу электронной почты, иногда даже вести пароль, прокрутить список электронных писем, найти среди них нужное (в процессе этого открывая массу ненужных) и т. д. Работать с электронной почтой в текущем режиме непродуктивно, а делать это на телефоне еще хуже, чем на настольном компьютере.

Возражение, которое я слышу чаще всего: «Но там может быть очень срочное сообщение!» Это типичная реакция зависимого от постоянной подключенности человека, нерациональная реакция, отговорка. Это становится очевидным, когда я спрашиваю: «Сколько электронных писем из полученных на этой неделе нужно было прочитать немедленно, и действительно ли задержка на два-три часа могла бы вызвать реальную проблему?» В ответ я всегда слышу: «Ни одного». Когда я спрашиваю о количестве таких писем за последний месяц, я слышу тот же ответ.

Если люди все равно беспокоятся по этому поводу, я советую им использовать функцию автоответчика. Можно написать дружелюбное уведомление: объясните в нем свой метод работы с электронной почтой. Там же – укажите номер телефона, по которому надо звонить в случае действительно срочной необходимости. Некоторые люди специально покупают второй дешевый телефон для такой экстренной связи. Тем самым за небольшие деньги они обеспечивают себе душевное спокойствие. Главный недостаток такого телефона для экстренной связи – в том, что по нему обычно никто никогда не звонит. Это может нанести удар по вашему ощущению собственной значимости и незаменимости.