Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Если же вы считаете, что должны быть в курсе всего в своей организации, или боитесь, что произойдут ужасные вещи, если вы перестанете читать весь этот внутренний спам, значит, мои здравомыслящие советы вам вряд ли помогут. Вам лучше обратиться за помощью к психотерапевту.

Если есть сомнения, удаляйте

Важный совет по обработке электронной почты: если у вас возникает хотя бы малейшее сомнение в полезности электронного письма, удалите его. Если вы не осмеливаетесь это сделать, заархивируйте его. Не тратьте время на складывание таких писем по аккуратно упорядоченным папкам. 99 % вашей почты не стоят этих усилий. Переносите письма в одну общую архивную папку одним кликом или удаляйте. В тех редких случаях, когда вам может понадобиться одно из таких сообщений, вы за секунду найдете его в этой папке при помощи программы поиска информации на жестком диске – такой как X1 или Copernic.

Каждый раз, когда вы удаляете электронное письмо, остановитесь и подумайте: не лучше ли потратить еще несколько секунд и создать в почтовой программе правило, которое будет автоматически перенаправлять письма от этого отправителя или на эту тему в корзину или архив. И в будущем вы уже не станете тратить время на подобные письма.

Не забывайте – в случае с электронной почтой почтальон всегда звонит дважды: если вы случайно удалили или заархивировали важное письмо, отправитель перешлет его повторно или свяжется с вами другим способом. Если он этого не делает, значит, письмо изначально не стоило вашего внимания.

Придерживайтесь собственных правил или попросите других людей помочь вам

По моей рекомендации некоторые из моих клиентов завели себе второй телефон для «экстренной связи». Они сообщили этот номер только своей супруге/супругу, детям, начальнику и членам команды и попросили звонить по нему лишь в случае действительно срочных дел. Такой, казалось бы, простой прием поможет вам не отвлекаться и в некоторой степени избавит от многозадачности и информационной перегрузки. А тот факт, что вы сообщите коллегам и начальству номер личного телефона для экстренной связи, покажет, что вы привержены своей работе. Вы будете чувствовать себя гораздо комфортнее и укротите такого опасного поглотителя времени, как электронная почта.

Вообще, вы можете сказать всем, кому считаете нужным, чтобы в случае срочных вопросов они связывались с вами не по электронной почте, а по телефону для экстренной связи. Укажите его номер в подписи к письмам. Она может быть примерно такой: «Я занят работой над проектом X, поэтому вынужден ограничить частоту проверки почты». Один мой знакомый написал так: «Мои внутренние и внешние клиенты требуют моего пристального внимания, поэтому я ограничиваю свою работу с электронной почтой». Если у вас есть «тревожный телефон», вы можете еще больше упростить себе жизнь, добавив фразу: «В случае действительно срочных вопросов, пожалуйста, позвоните или отправьте мне сообщение на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67». Один из моих клиентов написал еще проще: «Чтобы повысить свою эффективность, я проверяю почту всего три раза в день. Если у вас срочный или важный вопрос, позвоните на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67».

Вы можете записать такое же сообщение на голосовую почту и отключать свой обычный телефон, когда заняты важным или трудным умственным трудом.

Недавно я отправил письмо одному из участников моих семинаров и получил интересный автоматический ответ:

Уважаемый (будущий) друг или клиент,

спасибо за ваше письмо!

Я решил радикально ограничить время, которое я трачу на свой компьютер и смартфон.

Это не значит, что я говорю вам «нет».

Скорее, это значит, что я говорю «да» тем вещам, которые ценю больше всего: сосредоточенной работе (в том числе и для моих клиентов), человеческим взаимоотношениям (с реальными людьми) и красоте.

Для нашей оптимальной коммуникации предлагаю:

1. Срочно? Позвоните мне. Я отвечу немедленно, или как только закончу встречу, или смогу припарковать машину (свою жизнь я тоже ценю).

2. Важно? Отправьте мне сообщение на телефон.

Спасибо за ваше сотрудничество!:)

Оскар