MS Excel. Приемы работы с данными

Условимся, текстовая строка, с которой мы работаем, всегда находится в ячейке A1, а формулы последовательно вводим в следующие по порядку ячейки в сроке. В ячейку B1 вводим формулу «=НАЙТИ(" ";A1;1)». Чтобы указать адрес ячейки в формуле, достаточно только при вводе нажать курсором на необходимую ячейку. Тут функция «НАИТИ» возвращает позицию пробела в тексте находящимся в ячейке A1, поиск идет с первого символа. Результатом функции будет число – позиция первого пробела с начала строки, которое мы используем в качестве аргумента число знаков функции ЛЕВСИМВ. В ячейку C1 вводим формулу «=ЛЕВСИМВ(A1;B1-1))», тут функция «ЛЕВСИМВ» возвращает количество знаков до первого пробела из текста, находящегося в ячейке A1. Почему мы отнимаем один от результата функции «НАЙТИ», она вернула положение пробела, и если этого не сделать, то функция ЛЕВСИМВ вернет слово с пробелом на конце.

Можно формулы всех ячеек записать в одну, для этого в формуле «=ЛЕВСИМВ(A1;B1-1))» вместо адреса ячейки B1 водим формулу из этой ячейки, только без знака «=», и получим следящую формулу «=ЛЕВСИМВ(A1;НАЙТИ(" ";A1;1)-1)», – результатом будет первое слово до пробела из строки ФИО.

Получение любого слова из текстовой строки

Получив фамилию в предыдущем примере, логично получить и инициалы.

Чтобы получить инициалы необходимо отдельно, имя и отчество, и используя функцию «ЛЕВСИМВ», где в качестве аргумента Число_знаков используем 1 или опускаем данный аргумент, получим первый символы имени и отчества.

Как получить имя из текстовой строки «Фамилия Имя Отчество»?

В строке «Фамилия Имя Отчество» слово имя стоит после пробела и после имени стоит пробел.

Алгоритм действий: для получения имени, необходимо вернуть из строки с ФИО количество символов от первого пробела до второго пробела.

Внимание! В стоке не должно быть между словами лишних пробелов. Для этого можно использовать функцию «СЖПРОБЕЛЫ» она удаляет из текста все пробелы, за исключением одиночных между словами и имеет только один аргумент – текст. Если вы сомневаетесь в количестве пробелов в используемом вами тексте, то необходимо воспользоваться данной функцией.

Для реализации вышеописанного алгоритма используем еще одну текстовую функцию – «ПСТР».

Функция ПСТР возвращает заданное количество знаков из текстовой строки, начиная с указанной позиции.

Синтаксис функции.

ПСТР(текст, начальная_позиция, число_знаков)

Аргументы функции.

Текст  Обязательный. Текстовая строка, содержащая символы, которые требуется извлечь.

Начальная_позиция  Обязательный. Позиция первого знака, извлекаемого из текста. Первый знак в тексте имеет начальную позицию 1 и так далее.

Число_знаков  Обязательный. Указывает, сколько знаков должна вернуть функция «ПСТР».

Переменную аргумента «начальная позиция» получаем, функцией «НАЙТИ», в ячейке B1 вводим формулу «=НАЙТИ(" ";A1;1)+1» находим начальную позицию слова «Имя». Для получения переменой аргумента «число_знаков» необходимо от позиции второго пробела отнять начальную позицию слова «Имя». Для получения позиции второго пробела вспомним о необязательном аргументе функции «НАЙТИ» «Нач_позиция» позиция, с которой нужно начать поиск, в нашем примере поиск мы должны начать с позиции начала слова «Имя», иначе функция нам вернет позицию первого пробела.

В ячейку C1 вводим формулу «=НАЙТИ(" ";A1;B1)» получаем позицию второго пробела.

Для получения слова «Имя» в ячейку D1 вводим формулу «=ПСТР(A1;B1;C1-B1)».

Запишем все формулы в виде одной.

Выполним последовательно следующие действия:

1. В ячейке С1 формулу «=НАЙТИ(" ";A1;B1)» меняем на «=НАЙТИ(" ";A1;НАЙТИ(" ";A1;1)+1)»;

2. В ячейке D1 формулу «=ПСТР(A1;B1;C1-B1)» меняем на «=ПСТР(A1;НАЙТИ(" ";A1;1)+1;НАЙТИ(" ";A1;НАЙТИ(" ";A1;1)+1)-(НАЙТИ(" ";A1;1)+1))». Для корректности расчетов формулу из ячейки B1 необходимо взять в скобки.

Но можно и не усложнять формулы так сильно, а скрывать столбцы с промежуточными расчетами.

Получив слово «Имя» и используя функцию «ЛЕВСИМВ» вводим в ячейку E1 формулу – «=ЛЕВСИМВ(D1)» и получим первую букву имени.