В его должностные обязанности входит: формирование политики компании в области безопасности и предотвращения загрязнения окружающей среды; распределение обязанностей персонала берегового офиса; координация деятельности компании с учётом требований системы управления безопасности (СУБ); организация страхования судов от морских рисков; обеспечение капитанов необходимыми инструкциями, в том числе – по обеспечению безопасности человека, судна, груза и окружающей среды; поддержание постоянной связи с судами; оперативный контроль и анализ обстановки при экстремальных условиях плавания и при возникновении аварийных ситуаций; осуществление поиска судов, которые не вышли на связь в сроки, предусмотренные регламентом связи; подбор комсостава для судов компании; утверждение и подписание контрактов с членами экипажей судов; руководство аварийным штабом. Экипажи судов соответствуют международным требованиям. «Arctic Sea» закреплено за техническим суперинтендантом Чемакиным Н.В., который осуществляет надзор за техническим состоянием и обслуживанием судна «Arctic Sea».
Компания была создана Матвеевым В.Ю
. с целью технического менеджмента судов, принадлежащих финской компании «Солчарт». Матвеев Виктор Юрьевич является Генеральным директором компании. Матвеева он знает более 20 лет. Со времён работы в «Северном морском пароходстве». У них чисто деловые отношения. Конфликтов никогда не было. Матвеева он может охарактеризовать как грамотного, целеустремлённого, трудолюбивого, порядочного человека, который держит своё слово. Между компанией и филиалом сложились деловые отношения.24.07.2009 с утра он находился на своём рабочем месте. Рабочий день начинается в 09.00 и заканчивается в 18.00. Иногда с перерывом на обед. Каждое судно компании ежедневно в 9 часов присылает в адреса компаний «Солчарт» в Хельсинки и Архангельске диспетчерскую информацию (ДИСП). С «Arctic
Sea» в этот день диспетчерская не поступила. Тревоги на начальном этапе это не вызвало. Могли быть неполадки с компьютером или со спутниковым оборудованием. Только в случае, если ДИСП не получен на 14.00, по процедуре, предусмотренной СУБом (система управления безопасностью), должен объявляться радиопоиск.