На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов

Еще один способ сократить количество совещаний – запретить их в определенный день месяца. Это позволит вам (и подчиненным) доделать всю работу, которую вы откладывали ради совещания. Вы увидите, как много можно успеть за это время. В компании MFS Investment Management мы ввели правило: не устраивать совещаний в первую пятницу каждого месяца.

Однако как бы вы ни пытались сократить количество совещаний, вас часто будут приглашать на них. И большинство таких мероприятий не принесут никаких результатов. Как их избежать? Откажитесь от предложения! Вы можете вежливо объяснить, что слишком заняты, завершается срок сдачи проекта, у вас запланировано много других дел.

Я очень загружен, поэтому часто перенаправляю запросы другим сотрудникам. Многие партнеры хотят встретиться со мной, чтобы обсудить вопрос оказания услуг нашей компании. Я направляю их в соответствующий отдел: например, рекламную компанию – в отдел маркетинга, а разработчика ПО – в отдел системных разработок. Благотворительные фонды назначают встречи, чтобы обсудить пожертвования. Безусловно, их цели важны, но я вежливо направляю их к сотруднику, ответственному за данную сферу деятельности.

Чтобы отклонить приглашение на внутреннее совещание, потребуются силы и чувство такта. Вежливо объясните коллеге, что отказ никак не связан с повесткой дня, а тем более с ответственным за организацию мероприятия: всему виной жесткий график. Скажите, что в иных обстоятельствах вы с радостью посетили бы данное совещание, и выразите сожаление в связи с возникшей ситуацией. Если можно направить отказ по электронной почте, напишите письмо следующего содержания: «Я ценю, что вы пригласили меня принять участие в совещании о разработке политики внутреннего аудита. Я искренне верю в необходимость совершенствования корпоративной программы управления рисками. Но завтра я должен представить клиенту презентацию, поэтому, к сожалению, не смогу присутствовать на совещании. Еще раз благодарю за приглашение».

А если совещание проводит руководство? От таких приглашений сложно отказаться. Но если у вас с руководителем доверительные отношения, не бойтесь описать ситуацию и попросить «освободить» вас от необходимости присутствовать на совещании. Учитесь договариваться! Вы можете объяснить, что подходит срок сдачи нескольких проектов, и спросить, какой из них можно отложить или поручить другим сотрудникам, чтобы найти время для совещания, например: «Я приду на совещание. Могу ли я представить отчет в среду, а не завтра?» Либо руководство поймет намек и разрешит пропустить совещание (или хотя бы уйти через час), либо перенесет срок сдачи текущих проектов.

Долго – это сколько?

Любой сотрудник скажет вам, что большинство совещаний затягивается. Например, один коллега рассказал мне о четырехчасовом совещании, где двое сотрудников спорили о том, какой раздел должен быть первым в документе по внутреннему планированию! Скорее всего, эти дебаты стоили компании нескольких тысяч долларов: зарплата начислялась, а работа не выполнялась. Большинство совещаний можно провести за час, и в целом они не должны длиться дольше полутора часов. После полуторачасового совещания большинство участников устают, начинают скучать или хотят поскорее заняться чем-нибудь полезным.