На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов

3. Вы должны поставить перед собой четкую цель при прочтении газеты или другого новостного источника: сосредоточьтесь на информации, которую больше нигде не найдете.

4. Прежде чем перейти непосредственно к чтению, изучите структуру документа, особенно заголовки, и постарайтесь в целом понять, о чем говорится в тексте.

5. Внимательно прочтите введение – найдите тезис или ключевое предложение и абзац, в котором описана основная идея фрагмента текста.

6. Прочтите заключение, прежде чем перейти к основной части. Очень часто оно помогает понять логику автора и ключевые идеи.

7. Прочтите первые предложения каждого абзаца. Решите, какой абзац нужно прочесть целиком – это зависит от вашей цели.

8. Не стоит углубляться в чтение абзаца, если там описываются известные вам идеи или приводится ненужная информация.

9. Постоянно сосредоточивайтесь на поиске информации, которую вы хотели бы запомнить после прочтения статьи или служебной записки.

10. Если вы хотите понять ключевые тенденции, составьте краткий конспект.

11. Если нужно оценить анализ автора, запишите все его аргументы. Это поможет вам сосредоточиться на главном.

Глава 8 Эффективные письменные навыки

Умение писать – важный навык для любого хорошего специалиста. Сотрудник должен уметь грамотно составлять документы, чтобы информировать, формулировать задания и убеждать коллег и партнеров.

К сожалению, сегодня мало кто обладает эффективными письменными навыками[39]. Когда я преподавал, то часто встречал студентов, получающих степень MBA, которые активно участвовали в обсуждениях, но (как выяснялось на экзаменах) совершенно не умели выражать мысли в письменной форме. В компаниях работают умные люди с гениальными идеями новых продуктов, которые не умеют составлять качественные отчеты. А в правительственных учреждениях встречаются сотрудники, которые блестяще отстаивают свою точку зрения в ходе обсуждений, но пишут совершенно бессвязно.

Электронная почта используется очень часто, и навыки письма становятся все важнее для личной эффективности. Однако многих этому просто не учили. По данным ассоциации Business Roundtable[40], представляющей самые крупные корпорации США, ее участники тратят около 3 млрд долл. в год на обучение сотрудников навыкам письма{77}. Из-за неумения писать снижается эффективность: клиенты не понимают, что написано в руководствах по эксплуатации, и поэтому злятся; коллеги не могут разобрать, о чем сказано в документах. В результате возникают рабочие конфликты.

Начните с плана

Мой друг Джордж – эксперт в области средневековой истории. Но написание отчета об исследовании занимает у него больше года. Почему? Потому что он постоянно впадает в ступор: прекращает писать, когда теряет нить рассуждения.

Диана, психолог, жалуется, что может рассуждать логично только после того, как закончит заключение. К сожалению, написанная к тому времени основная часть уже, как правило, идет вразрез с выводами, поэтому ей приходится переделывать весь текст.

Им было бы проще, если бы они для начала составили план. Джордж не впадал бы в ступор, а Диане не пришлось бы переписывать документ, чтобы тот соответствовал выводам, к которым она приходит неожиданно для себя.

Написание текста нужно рассматривать как процесс, состоящий из нескольких отдельных этапов: создания плана и его реализации. Помните принцип сосредоточенности на конечном результате, о котором я рассказывал в главе 2? Здесь суть та же: составьте ориентировочный план, прежде чем начнете писать. Иначе у вас возникнут проблемы.