На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов

Концентрация внимания

Какой бы важной ни была повестка дня, затянувшиеся совещания неэффективны – участники не могут сосредоточиться. Еще в 1970-е годы исследователи Джонстон и Персиваль[31] посетили более 90 лекций в колледжах, наблюдая за тем, когда студенты сосредоточенны, а когда рассеянны{56}. Они заметили, что учащиеся сосредоточивались на том, что говорил преподаватель, и вдумчиво конспектировали информацию в первые 10–18 минут лекции. После этого они отвлекались: посматривали на часы, глядели вдаль и даже дремали. Потом студенты снова сосредоточивались на лекции. Тем не менее чем дольше продолжалась лекция, тем чаще отвлекались студенты: им было все сложнее сосредоточиться. К концу 50-минутной лекции они могли сосредоточиться лишь на 3–4 минуты, а потом снова отвлекались.

Хочется верить, что опытным и зрелым сотрудникам любой компании проще сосредоточиться, чем студентам. Но принцип тот же: легче всего концентрировать внимание в начале совещания, а потом оно постепенно ослабевает.

Есть один способ уложиться в полтора часа: спланируйте все заранее. Если вы запланируете совещание на 2–3 часа, то именно столько оно и продлится. Если вы запланируете то же совещание с той же повесткой дня на час, оно тоже закончится точно в срок. Сол Каплан, основатель Business Innovation Factory[32], отмечает: «Совещания напоминают газ, который заполняет все доступное пространство». Руководство Cabletron – оператора кабельного телевидения из Нью-Гемпшира – выбрало более радикальный подход: убрать из конференц-зала все стулья. Когда все стоят, очень легко уложиться в полчаса{57}.

На выездных совещаниях с участием всех сотрудников отдела можно столкнуться с той же проблемой: мероприятия слишком затягиваются, хотя и помогают установить дружеские отношения в команде и обсудить важные вопросы. По опыту могу сказать, что выездные совещания можно провести за один день в местной гостинице или колледже. Если участники приезжают из разных регионов, потребуется два дня, учитывая время на перемещение. Если сотрудники приезжают из других стран, можно запланировать на эти дни и другие полезные для них мероприятия. Но, как правило, выездное совещание на 3–4 дня – бессмысленная трата времени.

Секрет эффективного совещания

Если вы научились отменять, избегать и сокращать время совещаний, постарайтесь повысить эффективность тех из них, которые необходимо посетить. В табл. 6 отражены пять ключевых правил эффективного совещания и возможные последствия их несоблюдения.

_{Табл. 6. Правила эффективного совещания}

Повестка дня и сопутствующие материалы

Как правильно провести совещание? Необходимо заранее определить повестку дня и четко поставить цели. Кроме того, нужно обеспечить участников необходимой информацией. Если совещание проводит руководство и забывает об этом, вы можете проявить инициативу и лично собрать справочные материалы. Тогда совещание пройдет как по маслу, и руководство будет вам благодарно.

Если же совещание проводит коллега, поставьте ему условие: вы посетите мероприятие только в том случае, если вам по крайней мере за день до него передадут повестку дня и сопутствующие материалы. Если вашу просьбу не выполнят, можете пропустить совещание.

Презентация

Если материалы отсутствуют или у участников не было возможности с ними ознакомиться, организатору придется перечислить вопросы повестки дня. Я часто бываю на мероприятиях, где выступающий с презентацией показывает множество слайдов в PowerPoint, зачитывая весь текст с них целиком. Значит, он просто ленив: без разбора передает всем информацию, полученную в рамках исследования. Важно, чтобы он научился делать краткую и простую презентацию.