Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Но проблемы со временем не решаются попытками дать ему определение. Любые убеждения, касающиеся времени, влияют на ваше отношение к нему. К примеру, вы когда-нибудь ловили себя на мысли, что в сутках просто не хватает часов?

Упражнение

Запишите ваши мысли и убеждения насчет времени.

Соответствует ли написанное принципу «Используй время, пока не поздно»? Что для вас время – вселенская тайна или банальное движение стрелок на часах? Какое отношение ко времени видно в ваших заметках – положительное или отрицательное? Как бы то ни было, именно временем вы стараетесь управлять, когда занимаетесь тайм-менеджментом. Спросите себя: «Это вообще возможно? В своем ли я уме?» Пытаясь управлять временем, человек хочет взять под контроль то, чего никто до конца не понимает, то, чему невозможно дать определение, то, о чем постоянно спорят.

Если взглянуть на время со стороны и постараться быть рациональными, можно заметить, что минута – всегда минута, час – всегда час, а день – всегда день. Надо признать, если с организованностью и концентрацией полный порядок, время пролетает незаметно и радостно. Если же человек не умеет планировать, постоянно отвлекается, то время тянется медленно и болезненно, а продуктивность страдает. Но в обоих случаях количество времени остается одним и тем же.

Представьте, что у вас есть час, чтобы подготовить предложение для важного клиента. Электронные письма от этого человека и вложенные файлы под рукой. Вы отключили уведомления и предупредили коллег, что в ближайшее время вас нельзя беспокоить. Все эти действия помогают сосредоточиться. Пришлось серьезно потрудиться, зато теперь можно вздохнуть с облегчением: предложение готово.

Возьмем ту же ситуацию и кое-что изменим. У вас не получается быстро найти письма от клиента: вам их кто-то пересылал, но вы не помните, кто именно. Вас постоянно отвлекают входящие сообщения, как минимум трижды подходили коллеги с вопросами или предложением перекусить. Отведенный на работу час заканчивается, но предложение готово лишь наполовину. Вы устали и злитесь, вам придется задержаться на работе.

Один и тот же час, но какие разные результаты! Похоже, управлять временем как таковым нельзя, зато можно тем, что вы от него получите: энергией, продуктивностью, результатом. Случалось замечать, как одни ваши коллеги используют время как можно эффективнее, а другие постоянно тратят его впустую? В этом случае время – общий знаменатель. Люди по-разному управляют собой. На кого из них хотели бы равняться вы?

3 Перестаньте отрицать время

Каждый год 15 апреля миллионы американцев рвут на себе волосы, пытаясь успеть подать налоговую декларацию до полуночи. Почему они делают это в последнюю минуту? Дело в прокрастинации и отрицании, особенно – в отрицании того, сколько времени займет поиск и сортировка квитанций, оформление бумаг и подсчеты, необходимые для успешной отправки формы.

Сколько времени нужно, чтобы подготовить и заполнить налоговую декларацию? По оценке правительства, в среднем налогоплательщики тратят 28,5 часа на декларацию с постатейными вычетами и доходами от процентов, дивидендов и прироста стоимости активов.

Склонность недооценивать количество времени на то или иное дело не ограничивается серьезными вопросами вроде уплаты налогов. Она распространяется и на будничные привычки – например, опаздывать на встречи.

Корень проблем, незаметный на первый взгляд, – отрицание времени. Человеку кажется, что из точки А в точку Б он доберется быстрее, чем на самом деле. Избавиться от такого подхода и начать более точно рассчитывать время помогут следующие приемы.

Начните с конца

Начните планировать с конца, чтобы определить, сколько понадобится времени. Продумайте необходимые шаги и рассчитайте, сколько они займут. Это позволяет прояснить, что нужно сделать и к какому сроку. Например, ежегодный деловой ужин с высоким начальством начинается в 19:30 и проходит в новом модном ресторане Café du Posh. Вы продолжаете отрицать время и планируете уйти с работы в 19:00. У вас полчаса: 15 минут, чтобы доехать, и еще 15 – привести себя в порядок. Но если начать с конца, то более реалистичный план будет выглядеть так:

Если не отрицать время, уходить с работы надо в 18:40, а не в 19:00. Разница с первой оценкой – целых 20 минут!

Продумайте худший сценарий

Отрицание времени смягчает и размывает восприятие того, сколько на самом деле займет движение из пункта А в пункт Б. 10 % времени всегда должно быть в запасе – на непредвиденные случаи, изменения и задержки: если на дороге больше пробок, чем вы ожидали, нет мест для парковки, в последний момент появилась какая-то рабочая задача…

Перестаньте недооценивать мелочи