Наличные денежные расчеты: с учетом последних изменений в законодательстве

Правом проводить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины наделены и аудиторы при проведении аудита в соответствии с заключенными договорами, и учредители организации (ревизионная комиссия (ревизор), которая образуется в соответствии с учредительными документами организации).

2.5. Неоприходование денег в кассу

Сумма денег в кассе должна совпадать с данными кассовых документов (приходными и расходными ордерами, кассовой книгой), а также с данными контрольной ленты и фискальной памяти ККТ (Z-отчета). Излишек контролеры могут расценить как неоприходование наличности.

В ходе проверки представители контролирующих органов изучают все кассовые документы. Если будет установлено, что бухгалтер неправильно оформляет поступающие в кассу деньги, у предприятия возникнет вероятность быть привлеченным к ответственности за «неполное оприходование» выручки.

Так, многие кассиры, работающие на ККМ, неправильно оформляют возврат денег покупателям. Это приходится делать, если клиент сначала пробил чек, а потом отказался от покупки.

По правилам эксплуатации ККМ, утвержденным приказом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104, кассир должен забрать у клиента неиспользованный чек и подписать его у директора или заведующего, затем составить акт о возврате денежных сумм покупателям по форме № КМ-3. В конце дня кассир должен записать выданную клиентам сумму в графе 15 журнала кассира-операциониста, а неиспользованные чеки приклеить на отдельный лист бумаги. Вечером он должен сдать их в бухгалтерию вместе с актами о возврате.

Приходуя поступившие в операционную кассу деньги, бухгалтер может уменьшить выручку по Z-отчету на основании этих документов.

Если акты о возврате не составлялись, налоговый инспектор может заявить, что фирма необоснованно занизила выручку. За «неполное оприходование в кассу денежной наличности» и составить протокол о привлечении к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ (штраф от 400 до 500 МРОТ).

Однако, если организация не имела намерений скрыть выручку и может это доказать в суде, ответственности можно избежать.

Так, при рассмотрении подобных споров, судьи, прежде всего, выясняют, что «неполное оприходование» выручки означает, что фирма скрывает полученные от покупателей деньги, то есть, не учитывает их и не проводит по кассе. Установить такое нарушение можно, обнаружив, что сумма принятой в кассу выручки не соответствует количеству проданных товаров. Чтобы это сделать, нужно проанализировать кассовые первичные документы (приходные ордера и кассовую книгу), а также документы по движению товаров и материалов (накладные, товарные отчеты и т. п.).

Z-отчеты, акты возврата, неиспользованные чеки, а также другие документы, связанные с работой на ККМ, не относятся к первичным кассовым документам. А раз так, то и подтверждать оприходование наличной выручки они не могут. Поэтому ошибки в их оформлении не повод, чтобы оштрафовать фирму по ст. 15.1 КоАП РФ. Такие доводы были приведены в решении по аналогичному делу Федеральным арбитражным судом Восточно-Сибирского округа в постановлении от 4 сентября 2003 г. по делу № А33-5061/03-С6-Ф02-2783/03-С1.

Исправление ошибок в кассовом чеке

Не редки ситуации, когда кассир ошибочно пробил чек на большую сумму. Что нужно сделать, чтобы избежать ответственности?

Если итоговая сумма по контрольно-кассовой ленте за день (так называемый Z-отчет) окажется больше, чем кассир фактически принял в кассу, налоговики могут обвинить организацию в неоприходовании наличных денег и оштрафовать ее по ст. 122 НК РФ даже в том случае, если два месяца с момента нарушения уже истекли. Ведь за налоговое нарушение по этой статье можно привлечь в течение трех лет со дня истечения соответствующего налогового периода (п. 1 ст. 113 НК РФ). Размер наказания составит 20 % от неуплаченной суммы налога.

Однако санкций вполне можно избежать, если во время и правильно оформить документы.

Так, если ошибка обнаружена сразу же, то «неправильный чек» не надо отдавать покупателю. Ему в таком случае нужно пробить новый чек на правильную сумму.

После этого необходимо составить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме № КМ-3. Акт составляется в одном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. В нем нужно указать номер ошибочного чека (графа 4) и его сумму (графа 5). Акт подписывается кассиром, старшим кассиром или иным ответственным работником фирмы и утверждается руководителем организации. На самом чеке ставится штамп «Погашено» или просто печать фирмы, после чего его наклеивают на лист бумаги и передают в бухгалтерию вместе с актом. При этом на сумму денег по ошибочному чеку уменьшается дневная выручка кассы, о чем делается запись в журнале кассира-операциониста. Такой порядок предусмотрен Указаниями, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.