Наличные денежные расчеты: с учетом последних изменений в законодательстве

Кассовый чек является первичным учетным документом, который подтверждает куплю-продажу товара. Это означает, что израсходованная сумма может быть включена в состав расходов организации-покупателя на основании чека как первичного документа. На практике, если кассовый чек не содержит подробной расшифровки наименования и количества приобретенных товаров, к нему должна прилагаться товарная накладная либо товарный чек. Эти документы, во-первых, подтверждают приобретение товара для производственных целей, во-вторых, позволяют оприходовать покупку в бухгалтерском учете организации-покупателя.

При приобретении товаров в организациях розничной торговли юридические лица и индивидуальные предприниматели имеют право на налоговый вычет НДС при наличии счетов-фактур и кассовых чеков с выделенной суммой НДС. При этом в строке 5 счета-фактуры должен быть указан порядковый номер чека и дата покупки.

В соответствии с п. 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, продавцы ведут книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур (лент контрольно-кассовых машин, бланков строгой отчетности), составляемых продавцом при совершении операций, признаваемых объектами, которые облагаются НДС, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения). Согласно вышеизложенной норме продавец должен регистрировать в книге продаж показания лент ККМ и бланков строгой отчетности в части, относящейся к реализации товаров (работ, услуг), осуществляемой в случаях, предусмотренных НК РФ, без выставления счетов-фактур. При выставлении счетов-фактур продавец регистрирует в книге продаж указанные счета-фактуры. При этом показания лент ККМ, соответствующие вышеуказанным счетам-фактурам, в книге продаж не регистрируются (письмо МНС РФ от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ 268.)

Предположим, организация расплатилась с фирмой-поставщиком наличными. Поставщик выписал квитанцию к приходному кассовому ордеру и счет-фактуру, а кассовый чек не выбил. Заявил, что у них нет пока кассового аппарата. Можно ли в этом случае принять к вычету НДС?

В письме Минфина РФ от 17 июня 2004 г. № 03-03-11/100 разъяснено, что на основании статьи 172 Налогового кодекса РФ налоговые вычеты по НДС, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), а также документов, подтверждающих фактическую уплату сумм этого налога.

Учитывая изложенное, суммы НДС, уплаченные при приобретении товаров за наличный расчет, могут быть приняты к вычету при наличии счета-фактуры, оформленного в установленном порядке, и кассового чека как документа, подтверждающего факт оплаты налога.

Документация по учету денежных расчетов

Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ:

– № КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;

– № КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;

– № КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;

– № КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;

– № КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;

– № КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;

– № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;

– № КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;

– № КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

Отсутствие вышеуказанных документов при налоговом контроле может квалифицироваться как грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, что повлечет к привлечению к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ.

1.5. Когда можно не применять ККТ

Наличные расчеты не всегда должны сопровождаться применением кассовых аппаратов. Закон № 54-ФЗ не запрещает некоторым хозяйствующим субъектам использовать бланки строгой отчетности, которые фактически заменяют кассовые чеки. Так, при оказании услуг населению могут использоваться бланки строгой отчетности в порядке, установленном Правительством РФ.