Навстречу людям. Шаг за шагом[практические механизмы участия общественности в процессах принятия решений на местном уровне]

5.3.16. Щотижня сектор загального листування загального відділу готує за підписом завідувача відділу та надає міському голові, його заступникам, керуючому справами, організаційному відділу оперативне зведення щодо стану виконання документів центральних органів державної влади, розпорядчих документі» Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації, документів загального листування за резолюціями міського голови.

5.3.17. Щомісяця завідувач загального відділу готує аналітичну записку щодо стану виконання виконавчими органами документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації й документів загального листування.

5.4. Порядок обробки та надсилання вихідних та внутрішніх документів

5.4.1. Вихідні та внутрішні документи готуються виконавчими органами з власної ініціативи, на виконання доручень керівництва виконкому або на виконання вхідних документів.

5.4.2.У подальшому в комп'ютерній базі фіксується все листування, пов'язане з виконанням документів.

5.4.3.Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються на лицьовому боці останнього аркуша другого примірника їх безпосередніми виконавцями, а також керівниками виконавчих органів, на які було покладено виконання цих документів.

5.4.4.Документи на підпис заступникам міського голови, керуючому справами виконкому подаються консультантами заступників міського голови або, при необхідності додаткових пояснень, керівниками виконавчих органів особисто.

5.4.5.Документ, підписаний у необхідній кількості примірників, надається до сектору загального листування загального відділу для реєстрації та відправлення.

5.4.6.Вихідні документи, призначені для надсилання багатьом адресатам, після реєстрації розмножуються виконавцем, копії комплектуються й разом з оригіналом та розрахунком розсилки передаються до сектору загального листування загального відділу.

5.4.7. Після розсилки всіх копій оригінал документа з розрахунком розсилки направляється до справи згідно з номенклатурою.

5.4.8.Документи, які передаються», адресатові за допомогою факсу, підлягають обов'язковій реєстрації в секторі загального листування загального відділу.

5.4.9.Документи, що оформлені із порушенням правил, передбачених цим Регламентом, для відправлення не приймаються.

5.4.10.Контроль за реагуванням на листи виконкому здійснюється виконавчим органом, який готував документ.

5.4.11.Відповіді, що отримані на вихідні документи, реєструються у секторі загального листування загального відділу, їм присвоюється номер вихідного документа.

5.4.12.Відповідь, разом з копією документа, на який вона надійшла, передасться на розгляд посадовій особі, яка підписала вихідний документ.

5.5. Порядок роботи з депутатськими зверненнями

5.5.1. Депутатське звернення надсилається депутатами відповідним органам і посадовим особам безпосередньо. Воно не потребує ніяких рішень відповідної ради про його направлення, тому й відповідь надається тільки автору звернення.

5.5.2. Порядок роботи з депутатськими зверненнями народних депутатів визначений у статті 16 Закону України "Про статус народного депутата України".

Народний депутат має право на депутатське звернення до органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування, об'єднань — громадян з питань, пов'язаних з депутатською діяльністю, й брати участь у розгляді порушених ним питань.

Суть депутатського звернення — це викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернена до органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, осіб, керівників підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян здійснити певні дії, дати офіційне роз'яснення чи викласти позицію з питань, віднесених до їх компетенції.

5.5.3. Органи місцевого самоврядування, їх посадові особи, керівники підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення, зобов'язані протягом 10 днів з моменту його одержання розглянути й дати письмову відповідь. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати ЗО днів з моменту його одержання.

5.5.4.Народний депутат, який направив звернення, може бути присутнім при його розгляді, про що він повідомляє відповідний орган місцевого самоврядування, його посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення. Посадова особа, відповідальна за розгляд звернення народного депутата, зобов'язана завчасно, але не пізніше ніж за день повідомити народного депутата про час і місце розгляду звернення.