Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

Если вы решили заключить договор с таким-то контрагентом – зафиксируйте это в записной книжке или где-нибудь еще, чтобы впоследствии не возникало спорных ситуаций. Тем самым вы избавите предприятие от заведомо невыгодных (или не самых выгодных) контрактов и договоров и не позволите нажиться недобросовестному бухгалтеру.

Как известно, при использовании в компании системы электронных платежей типа «Банк – Клиент» контроль проведения платежей со стороны руководства несколько ослабляется. Это обусловлено тем, что при составлении платежных документов на бумажном носителе каждый документ подписывается директором, поэтому он лично видит каждый предстоящий платеж: кому, за что, сколько и по какому договору. Электронные платежи бухгалтер может проводить самостоятельно, без участия директора и без предоставления платежных документов ему на подпись.

В связи с этим иногда бывает полезно провести маленькую внезапную проверку предстоящих платежей. Для этого нужно неожиданно прийти в бухгалтерию и попросить бухгалтера показать все проведенные либо подготовленные к отправке платежи за сегодняшний день, обосновав каждый платеж: кому производится оплата, за что, по какому договору или счет-фактуре, на какую сумму и т. д. Не исключено, что с помощью нехитрого приема, который займет совсем немного времени, вам удастся своевременно обнаружить сомнительный или несанкционированный платеж. Такой способ проверки бухгалтера бывает полезным еще и потому, что сомнительные, мошеннические и несанкционированные платежи нередко проводятся без оформления соответствующих документов, которые в лучшем случае будут подготовлены задним числом.

Если вам удалось обнаружить такой платеж, то не исключено, что бухгалтер попытается выкрутиться из «неловкой» ситуации. При этом он будет стремиться приводить аргументы, мало понятные вам как руководителю в силу того, что вы незнакомы со спецификой бухгалтерской работы, надеясь, что вы запутаетесь и, в конце концов, отстанете от него. Если вам в такой ситуации приходится выслушивать массу непонятных терминов, выводов и заключений, из которых вы ничего не поняли, знайте: скорее всего, здесь дело нечисто.

Если вы застали бухгалтера за проведением несанкционированного платежа с помощью программы типа «Банк – Клиент», то не исключено, что он скажет: «Да это же я заказал наличные деньги – скоро выплата заработной платы, да и немного на хозяйственные расходы надо снять». В такой ситуации вывод один: этот платеж действительно несанкционированный, а потому – сомнительный. Никто не заказывает в банке наличные деньги с помощью программ типа «Банк – Клиент»: для этого существует только один способ: заполнение и предоставление в банк чека на получение наличных денежных средств, который, как известно, должен быть подписан руководителем предприятия. Кроме этого, вы можете поинтересоваться, зачем вообще раньше времени получать деньги на выплату зарплаты, если до нее еще добрых полторы недели.

Особый разговор с бухгалтером

Чтобы проверить своего бухгалтера, иногда бывает полезно воспользоваться несложными психологическими приемами. Конечно, достоверно прояснить ситуацию с их помощью удастся не всегда, но, по крайней мере, по реакции бухгалтера (причем эта реакция может быть как немедленной, так и проявиться через определенное время) можно будет сделать определенные выводы о его профессионализме и честности.

Один из таких приемов, которым часто пользуются руководители, – пригласить к себе главного бухгалтера предприятия и сообщить ему, что на предприятии скоро будет проводиться налоговая проверка (или проверка налоговой полиции – можно, в принципе, назвать любой подходящий орган). При этом необходимо добавить, что у налоговиков есть информация о том, что в компании далеко не все в порядке с постановкой учета, отчетностью и уплатой налогов. На логичный вопрос бухгалтера, откуда налоговая инспекция может знать о фирме подробности, которые обычно вскрываются только при проведении проверки, вы можете ответить: «Кто-то из недовольных сотрудников, по-видимому, „настучал“ налоговикам о многом – и о зарплатах „в конвертах“, и о том, что налоги уплачиваются не полностью, и о сокрытии выручки».

Если ваш бухгалтер – человек честный и уверенный в правильности того, что он делает, то эта новость будет для него не более чем просто не очень приятной (конечно, какому бухгалтеру хочется разбираться с налоговыми органами, вместо того чтобы спокойно работать). Скорее всего, он поблагодарит вас за предоставленную информацию и пойдет готовиться к проверке, причем даже не поинтересовавшись личностью «недобросовестного сотрудника».