Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса

Справедливости ради отмечу, что поставщик программного обеспечения, как правило, сразу не предлагает потенциальному клиенту откат – ведь не исключено, что бухгалтер самостоятельно примет решение в пользу именно этой программы. Подобное предложение поступает только после того, как все ухищрения торгового агента по продаже программного обеспечения не увенчались успехом, а материальная заинтересованность – последний шанс «подцепить клиента на крюк».

Кстати, выражение «подцепить на крюк» используется здесь совсем не случайно: ведь приобретенный программный продукт требует постоянного обслуживания и обновления, иногда – индивидуальных платных доработок, а это стоит немало. Поэтому предприятие регулярно будет уплачивать поставщику программного обеспечения абонентскую плату, а индивидуальные доработки будут оплачиваться отдельно. Без платных доработок удается обойтись далеко не каждому предприятию, а абонентская плата далеко не всегда подразумевает проведение бесплатных консультаций, вызов специалиста в случае необходимости в офис и некоторые другие действия по сопровождению программы – часто их приходится оплачивать отдельно.

В связи с этим у бухгалтера открываются новые возможности для злоупотреблений. Еще на этапе беседы поставщик может предложить бухгалтеру откат не только от суммы приобретения, установки и внедрения программы, но и от суммы последующих платежей (абонентское обслуживание, платные доработки и т. д.). Иначе говоря, ваш бухгалтер регулярно будет получать прибавку к заработной плате, причем фактически за счет предприятия. Более того, будучи лично заинтересованным в увеличении суммы платежей за сопровождение программы, он, возможно, будет выдумывать и заказывать разные платные доработки (например, добавление в приложение формы документа или разработка нового диалогового окна ввода данных), которые на самом деле вашей компании совершенно не нужны.

Есть даже такие «деятели», которые убеждают директора, что необходимо приобрести не одну, а две или даже более программ, предназначенных для автоматизации учета и управления. Мотивируют они это примерно так: мол, в «Программе 1» лучше всего вести банк и кассовые операции, в «Программе 2» – выписывать накладные, в «Программе 3» – реализовывать налоговый учет. Если директор по своей наивности соглашается с такими «аргументами», то его предприятие будет нести огромные лишние затраты, а бухгалтер – получать откаты сразу от нескольких поставщиков.

Каким же образом можно избежать подобных обманов со стороны бухгалтера?

Ответ на этот вопрос прост: директор должен не пускать процесс выбора и последующего приобретения программного обеспечения на самотек, а лично его контролировать. Не беда, что вы, возможно, не владеете многими тонкостями и нюансами, – на данном этапе это необязательно. Кстати, не стоит забывать, что вам наверняка и самому придется использовать в своей работе выбранную программу (например, работать со сформированными в ней отчетами).

В первую очередь нужно побеседовать с коллегами-директорами и попросить их о небольшой консультации: с какой программой работает их предприятие, каковы ее характерные особенности, почему выбрали именно ее, дорого ли обходится ее сопровождение и т. д. Причем можно привлечь к разговору и бухгалтеров, работающих на этих предприятиях.

После этого рекомендуется самостоятельно провести небольшой мониторинг: изучить отзывы в прессе и Интернете о наиболее популярных программных разработках, побеседовать с поставщиками этих продуктов. Ну и, конечно, директор наравне с бухгалтером обязательно должен участвовать в переговорах с потенциальным поставщиком программного обеспечения и, не стесняясь, высказывать свои сомнения и предположения. Очевидно, что в присутствии директора никто не будет предлагать бухгалтеру откат; кстати, не исключено, что этот откат в конечном итоге предложат вам...

Вот такая благотворительность

Вид злоупотреблений, о котором рассказывается в данном разделе, встречается в организациях, которые в той или иной степени занимаются благотворительностью, оказывают кому-то безвозмездную помощь и т. п. Как известно, такая помощь оказывается либо в натуральной (продукты питания, одежда, обувь), либо в денежной форме. И недобросовестный бухгалтер в любом из этих случаев может найти лазейку для личного обогащения.