Новые принципы делового общения

Отчасти такие регулярные встречи столь эффективны за счет духа сотрудничества: каждый человек чувствует себя частью системы, принимающей решения, над какими задачами работать. Кроме того, они исключают недопонимание: все присутствуют при обсуждении и распределении задач. И наконец, как я уже отмечал в первой части книги, скоординировать действия сотрудников намного проще в ходе личного общения, чем в процессе длительной переписки. Одна десятиминутная встреча избавит вас от десятков неоднозначных сообщений, на которые вам придется постоянно отвлекаться в течение дня.

Разумеется, в настоящий момент во многих фирмах часть сотрудников трудится удаленно. Из-за этого не все сотрудники, работающие с досками задач, могут посещать обзорные совещания. Стандартное решение (для небольших групп) — инструменты для организации конференц-связи, такие как Skype, Zoom или FaceTime. Необходимо любое общение в режиме реального времени.

СОВЕТ № 4: ЗАМЕНИТЕ КОММУНИКАЦИЮ В СТИЛЕ ГИПЕРАКТИВНОГО КОЛЛЕКТИВНОГО РАЗУМА НА ОБЩЕНИЕ С ПОМОЩЬЮ КАРТОЧЕК

Один из самых полезных инструментов, которые предлагают системы использования электронных досок, — возможность организовать обсуждение информации на каждой из карточек. Например, используя Trello и Flow, вы можете не только прикрепить файлы и дополнительную информацию к карточкам, но и вести обсуждения. Одни сотрудники могут задавать вопросы, а другие, присоединившись позже, давать ответы. Я наблюдал за работой организаций в наукоемкой сфере, которые использовали в работе цифровые доски задач. Подобные обсуждения с помощью карточек составляли значительную часть работы по координации усилий сотрудников при работе над конкретными задачами. Сотрудники проверяли информацию в системе несколько раз в день. В результате сокращался объем обсуждений в ходе регулярных встреч и не приходилось пользоваться универсальными инструментами коммуникации вроде электронной почты, которые плохо справляются со структурированием информации и способствуют возникновению беспорядка.

У вас могут возникнуть справедливые опасения: не приведет ли общение с помощью карточек к возврату к коммуникации в стиле гиперактивного коллективного разума? Основываясь на своих наблюдениях, могу сказать, что первое существенно отличается от второго. Например, Девеш говорил, что, переключившись с электронной почты на общение с помощью карточек, они «взяли коммуникации под контроль». Если у вас есть универсальный почтовый ящик, куда поступает вся входящая информация, вы вынуждены постоянно его проверять. Таким образом, вы вовлекаетесь в обсуждение многих проектов сразу. И напротив, если вы общаетесь с помощью карточек, единственный способ подключиться к дискуссии по определенному вопросу — зайти на доску проекта. При этом вы получаете информацию только об этом проекте. Вы контролируете ситуацию, потому что сами решаете, какие вопросы готовы обсуждать, а не идете на поводу у ситуации.

Когда вы общаетесь с помощью карточек, ожидания ваших собеседников отличаются. Они понимают, что вы будете проверять информацию в системе не чаще, чем несколько раз в день. Так что нет никакой срочности, и никто не ждет вашего быстрого ответа. Возрастает степень разбивки работы на отдельные модули, и сотрудники привыкают заниматься решением одной задачи в течение долгого времени, прежде чем переходить к следующей. С другой стороны, если обсуждение рабочих вопросов осуществляется с помощью электронной почты, все понимают, что ее проверяют намного чаще. В результате возникают завышенные ожидания в отношении скорости ответа респондента, и это приводит к тому, что гиперактивный коллективный разум полностью овладевает рабочим процессом (см. главу 3, где мы говорили об ожиданиях, касающихся ответа респондента).

Общение с помощью карточек также более структурировано, чем коммуникация в стиле гиперактивного коллективного разума. Все обсуждения прикреплены к конкретным карточкам и сопровождаются необходимыми для работы файлами. Например, если я тружусь над проектом и хочу проверить, как продвигается работа по ключевому вопросу, мне достаточно кликнуть по виртуальной карточке и посмотреть на ней все обсуждения по данной теме. И вот я в курсе дела. Совсем другая картина возникает, когда коммуникацией управляет гиперактивный коллективный разум. Нужные сведения раскиданы по почтовым ящикам разных сотрудников и погребены под грудой другой информации в чатах мессенджеров.

Если вы начнете общаться с помощью карточек, то сможете работать спокойнее и меньше напрягаться. Отпадет необходимость сражаться с вечно переполненным почтовым ящиком — а это существенное преимущество.

Персональный Kanban: приведите в порядок свою профессиональную жизнь с помощью индивидуальной доски задач