Новые принципы делового общения

Закончив работу, ассистенты выставляют отметки в электронную таблицу-табель, которую я создаю в начале семестра. А сами тесты вновь оказываются в ящике у моей двери. В тот день, когда я должен раздать проверенные работы студентам, я сверяюсь с табелем, чтобы создать статистику по выполненным тестам (например, указать средний балл), и вставляю ее в документы, куда также прикрепляется информация о правильных ответах и отметках, выставленных моими ассистентами. (Методом проб и ошибок я выяснил, что подробные ответы на вопросы тестов значительно способствуют тому, что меньшее количество студентов жалуется на несправедливую отметку.) Решения некоторых задач я распечатываю непосредственно перед парой и раздаю студентам вместе с проверенными работами.

Этот процесс всегда протекает по описанной выше схеме с незначительными отклонениями. Все его этапы четко обозначены. Тем, кто вовлечен в эту работу, понятно, что нужно делать. Кроме того, мы создали каналы для передачи необходимых сведений: тестов, комментариев относительно оценки работ, ответов на задачи и собственно отметок. Но в отличие от компании Optimize, наш процесс протекает в реальном мире: мы передаем друг другу листы бумаги. Однако, как выясняется, это не имеет особого значения. Если этапы процесса и каналы связи четко обозначены, процедура будет эффективной.

Как и любой хорошо отлаженный автоматизированный процесс, мой подход к оценке студенческих тестов не требует никакой внеплановой коммуникации с ассистентами. После того как я составил тесты, мое единственное взаимодействие с этими материалами заключается в том, что я приношу выполненные студентами работы и кладу их в ящик возле двери кабинета. А после того как ассистенты проверят тесты, снова отношу их в аудиторию вместе с ответами на задания. Электронную почту в ходе данного рабочего процесса я использую только для того, чтобы отправить ответы на задания своим ассистентам. Хотя и этот шаг я могу автоматизировать, предоставив им доступ к общей папке, где хранятся нужные материалы. Я не трачу свою когнитивную энергию на то, чтобы передать всю необходимую информацию или устроить встречу. Это заявление может прозвучать несерьезно, словно я отлыниваю от работы. Но на самом деле та энергия и ресурс в виде внимания, которые я сэкономил при решении административных вопросов, может быть направлена на то, чтобы улучшить качество обучения. Например, я могу работать над лекционным материалом или отвечать на вопросы студентов. Практически все автоматизированные процессы дают такое преимущество. Отказавшись от лишней работы по координации деятельности, вы не только снизите уровень раздражения. У вас останется больше ресурсов для действительно важной деятельности.

В большинстве организаций или команд найдутся рабочие процессы, которые могут стать хорошими кандидатами для автоматизации. Однако такого рода перемены даются нелегко, поскольку затраты на разработку всех деталей таких процессов могут быть существенными. (Например, чтобы разработать процедуру, которую я сейчас использую для оценки тестов студентов, я колдовал пару лет.) Хороший способ понять, стоит ли процесс затраченных на него усилий, — применить правило тридцати. Как объясняет консультант по вопросам управления Рори Ваден, в первоначальном виде это правило звучит так: «Вы должны потратить в тридцать раз больше времени, объясняя, как выполнить задачу, чем если бы выполнили ее сами»[143]. С некоторыми вариациями это правило можно применить к внедрению автоматизированных процессов. Если ваша организация или команда работает над получением определенного результата тридцать раз в году и больше и этот рабочий процесс можно автоматизировать, вероятно, затраченные усилия будут оправданны.

Автоматизация работы отдельных сотрудников

Автоматизация служит не только для того, чтобы упростить работу команды. Ее можно применить и для регулярной деятельности, которую вы осуществляете самостоятельно. Как и в случае с командной работой, цель — минимизировать расход когнитивных ресурсов и избежать бесконечной коммуникации, требующейся для завершения работы. Только теперь вы можете контролировать все этапы процесса.