Оптимизатор бизнес-процессов. Лучшие инструменты управления для повышения эффективности

Выбор направлений и формулировка целей «улучшайзинга» обычно занимают достаточно много времени и усилий. И как следствие, у первых лиц растет нетерпение и желание как можно скорее перейти к практическим действиям. К их удивлению, никто не спешит сразу же претворять амбициозные планы в жизнь, а руководители проектов что-то еще обсуждают и к чему-то готовятся. Нетерпение руководителей быстро перерастает в раздражение. Им кажется, что исполнители нарочно затягивают время, что вот-вот и момент будет упущен, поэтому, как только цели утверждены, они требуют немедленно приступать к полномасштабным изменениям и реформам.

И… начинают абсолютно не подготовленные «боевые» действия внутри собственной компании. Дело в том, что между выбором цели и практическими шагами по оптимизации процессов или разработке нового ПО должен быть подготовительный этап, состоящий из ряда шагов, а именно:

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СПИСКА ПРОЦЕССОВ/ПРОДУКТОВ ДЛЯ ОПТИМИЗАЦИИ, РАЗРАБОТКИ И АВТОМАТИЗАЦИИ,

2. СОЗДАНИЕ МАСТЕР-ДАННЫХ И/ИЛИ ИНФРАСТРУКТУРЫ СБОРА ДАННЫХ,

3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДДЕРЖКИ МЕНЕДЖМЕНТА НА ВСЕХ УРОВНЯХ,

4. ПОДБОР РУКОВОДИТЕЛЕЙ ПРОЕКТОВ И ИХ ОБУЧЕНИЕ,

5. ПОДБОР КОМАНД ПРОЕКТОВ ПО УЛУЧШЕНИЮ (ТО ЕСТЬ ТЕХ, КТО БУДЕТ ДЕЛАТЬ ВСЕ, ЧТО УКАЗАНО В ПЕРВОМ ПУНКТЕ) И ИХ ОБУЧЕНИЕ,

6. ШИРОКАЯ КОММУНИКАЦИОННАЯ КАМПАНИЯ, КОТОРАЯ ОБЪЯСНЯЕТ ВСЕМ (ДА-ДА, ВСЕМ, И УБОРЩИЦЕ ТЕТЕ ГЛАШЕ В ТОМ ЧИСЛЕ), ЧТО, КОГДА И В КАКИЕ СРОКИ БУДЕТ ПРОИСХОДИТЬ.

Мы поговорим обо всех пунктах, но, как это ни удивительно, большинство вопросов возникает именно в связи с выбором процессов. Отчасти это можно объяснить тем, что обучение персонала или завоевание симпатий руководства – достаточно обычные задачи для большинства менеджеров, а вот с процессами многие из них сталкиваются впервые.

Куда стрелять?

Вопрос выбора процессов не является надуманным и представляет собой далеко не академический интерес.

Большинство методик «улучшайзинга» так или иначе связано с процессами:

– ЛИН 6 СИГМА И ТЕОРИЯ ОГРАНИЧЕНИЙ ЗАНИМАЮТСЯ УЛУЧШЕНИЕМ СУЩЕСТВУЮЩИХ ПРОЦЕССОВ БИЗНЕСА,

– ДИЗАЙН ПО ЛИН 6 СИГМА (DFLSS) РАЗРАБАТЫВАЕТ НОВЫЕ ПРОЦЕССЫ ДЛЯ ПЕРСПЕКТИВНЫХ ПРОДУКТОВ И УСЛУГ,

– AGILE-РАЗРАБОТКА / ДОРАБОТКА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И СОЗДАНИЕ ПРОДУКТОВ ТОЖЕ ТРЕБУЕТ ОБРАЩАТЬСЯ К ПРОЦЕССАМ, ПОСКОЛЬКУ:

• Программа должна выполнять последовательность неких операций, то есть исполнять некий процесс.

• Новые продукты и программы не могут быть сами по себе и существовать в вакууме. Им требуется откуда-то брать данные и ресурсы, попадать к конечному пользователю, получать регулярное обслуживание и техподдержку.

• Бессмысленно автоматизировать неоптимальные процедуры, только увеличивая беспорядок в деятельности фирмы.

При этом в начале изменений, когда еще мало кто в организации знает, как применять инструменты правильно, выбор процесса становится критически важным. Ведь методики еще нужно обкатать, «попробовать на вкус», научиться их использовать. А помимо эффекта и целей, не стоит забывать и о PR-поддержке. Успех первых проектов критически важен для дальнейшего «улучшайзинга».

В общем, тема важная. Тем не менее на этом этапе существуют уже устоявшиеся шаблоны поведения, способного загубить все благие начинания на корню.

• «ДАВАЙТЕ ВЫБЕРЕМ, ЧТО ПОПРОЩЕ». ВЫБИРАЕТСЯ ПРОЦЕСС (ЧАЩЕ ВСЕГО ОДИН) ИЗ ТРЕХ ШАГОВ, В КОТОРОМ ПРОСТО НЕЧЕГО УЛУЧШАТЬ ИЛИ СДЕЛАТЬ ЭТО МОЖНО ДО СМЕШНОГО ПРОСТО. В ИТОГЕ ВСЕ В НЕДОУМЕНИИ: ЗАЧЕМ БЫЛО ПРЕДПРИНИМАТЬ СТОЛЬКО УСИЛИЙ, ЧТОБЫ ВОПЛОТИТЬ В ЖИЗНЬ ДАВНО РАЗРАБОТАННЫЕ РЕШЕНИЯ? А ЕСЛИ ЭТО ЕЩЕ ПРЕПОДНОСЯТ С ПОМПОЙ И ВЫДАЮТ ЗА «ГРАНДИОЗНЫЕ» ДОСТИЖЕНИЯ, ИНАЧЕ КАК ТЕАТРОМ АБСУРДА ЭТО НИКТО НЕ ВОСПРИНИМАЕТ.

• «СДЕЛАЕМ ВСЕ И СРАЗУ». ЗДЕСЬ ХОТЕЛОСЬ БЫ РАССКАЗАТЬ ОДНУ ИСТОРИЮ, ЗАПИСАННУЮ СО СЛОВ ЕЕ НЕПОСРЕДСТВЕННОГО УЧАСТНИКА (ДЛЯ УДОБСТВА НАЗОВЕМ ЕГО ЖАН).