Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

Подсказка. Как настроить отображение задач, оставленных на контроле. Открываем окно "Настройка представления", выбираем "Автоформат". Создаем новое правило автоформатирования, "Шрифт" — светло-серый, перечеркнутый. "Условие" — вкладка "Дополнительно", кнопка "Поле", подменю "Все поля задачи", поле "Срок". Для него устанавливаем условие "Тема — содержит — *" (или +, или любой значок, который вы решили использовать для обозначения задач "на контроле"). Нажимаем "Добавить к списку", "ОК" во всех меню. Пометьте какую-нибудь из ваших задач выбранным вами значком в поле "Тема". Если все сделано правильно, задача отобразится светло-серым перечеркнутым шрифтом. Если что-то не получилось, не беда, перечитайте приключенческий детектив "Настройка пользовательского представления. Серия 1: Автоформат", алгоритм точно тот же, только несколько изменилось условие в правиле автоформатирования.

Обращу ваше внимание: в Outlook есть специальные средства назначения и отслеживания исполнения задач. К сожалению, их вы сможете применить только в том случае, если ваши подчиненные и коллеги также полностью владеют Outlook. Механизмы контроля, описанные в этой статье, полезны в тех случаях, когда вы назначаете задачу устно либо человеку, не владеющему Outlook. Либо вообще не назначаете задачу подчиненному, а оставляете за собой контроль относительно какой-либо договоренности с коллегой, клиентом и т. п.

Анализ выполненных задач

До сих пор мы говорили только о создании задач и различных операциях с ними — планировании, группировке, постановке "на контроль" и т. п. Но с выполнением задачи ее "жизненный цикл" не заканчивается.

Весьма полезно настроить анализ уже выполненных задач — для подведения итогов, составления отчета руководителю, и т. п. Чтобы это сделать, необходимо научиться устранять выполненную задачу из панели задач, не удаляя ее. Это легко сделать с помощью функции "Отбор" в окне "Настройка представления" в "Панели задач".

Как настроить пользовательское представление. Отбор

Отбор — это указание Outlook, что вы хотите видеть в пользовательском представлении не все имеющиеся у вас задачи, а только некоторые из них. Самое актуальное применение этой функции — возможность убрать выполненную задачу из "Панели задач", не удаляя ее.

Зайдите в окно "Настройка представления", пункт "Поля" и добавьте в число полей, видимых в представлении, поле "Завершена", кнопками "Вверх" и "Вниз" поместив его между полями "Значок" и "Тема". Получится такая картина.

Задачи с полем "Завершена"

Обратите внимание на квадратик слева от поля "Тема". Кликая мышью на этот квадратик, вы устанавливаете в нем галочку "Завершена". Задача при этом перечеркивается, это правило автоформатирования для завершенных задач, по умолчанию установленное в Outlook. Теперь сделаем так, чтобы завершенные задачи перестали быть видны на панели задач.

Зайдите в меню настройки пользовательского представления панели задач (правой кнопкой мыши на серой надписи "Панель задач" в панели задач, выберите пункт "Изменить текущее представление"). В появившемся окне "Настройка представления" выберите пункт "Отбор" (стрелка 1).

Настройка параметров отбора

Появится окно "Отбор". Вкладка "Дополнительно", кнопка "Поле" (стрелка 2), пункт в меню "Все поля задачи", поле "Завершена". Устанавливаем условие: "Завершена — не равно — Да" (т. е. отбирать все задачи, у которых не поставлена галочка "Завершена"). Нажмите "ОК" в окне "Отбор" и окне "Настройка представления". Если все сделано правильно, завершенные задачи пропадут из "Панели задач".

Итак, мы не видим завершенные задачи на панели задач. Но если уйдем из раздела "Календарь" в раздел "Задачи" (стрелка 1), мы увидим полный список всех наших задач — и завершенных, и запланированных.

Посмотрите — это раздел "Задачи" Остапа Бендера.

Список задач в разделе "Задачи"