Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

По мере ужесточения конкуренции, повышения темпов изменений, навыки тайм-менеджмента становятся не просто желательными — без них уже немыслим современный менеджер. Но после обучении тайм-менеджменту нередко возникает обратная связь: "Нам рассказали, как "правильно" жить. Все согласились, и на этом все закончилось. Как опаздывали на встречи, так и опаздываем; как работали в непрерывных авралах, так и работаем". Вроде бы все довольны обучением, но есть ли результат — не очевидно.

На одном из тайм-менеджерских семинаров был задан вопрос: "Мы производственники, привыкли к точным цифрам. Скажите, можно ли объективно измерить "качество" тайм-менеджмента в компании?" Так родилась идея ТМ-профиля: простой диаграммы, которая отражала бы ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента (см. пример ТМ-профиля ниже).

Невооруженным глазом видны основные направления развития: применение хронометража и количественных показателей (критерий "измеримость"); снижение расходов времени на "текучку" и повышение — на долгосрочные проекты (критерий "инвестиционность"); внедрение тайм-менеджмента в работу подчиненных (критерий "внимание к эффективности", направление "корпоративный ТМ").

Профиль строится на основе данных анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании (на графике — три замкнутые кривые):

• личный тайм-менеджмент — степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров;

• командный тайм-менеджмент — качество "ТМ-взаимодействия" по горизонтали внутри команды;

• корпоративный тайм-менеджмент — качество "ТМ-взаимодействия" менеджера со своими подчиненными.

Даже поверхностный взгляд на построенный ТМ-профиль позволяет выявить "провисы", наиболее приоритетные направления развития, актуальные проблемы для решения в ходе обучения тайм-менеджменту. Проведение повторного анкетирования после обучения позволяет оценить его эффективность. О некоторых формах более детального анализа данных анкетирования будет сказано далее.

"Десять заповедей тайм-менеджмента"

ТМ-профиль строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм-менеджмента. Число десять выбрано исходя из того, что каждому критерию сопоставляется "Заповедь тайм-менеджмента". Как выразился один руководитель корпоративного ТМ-проекта, "что-то должно остаться после того, как все забудется". Таким "сухим остатком" и должны быть "Десять заповедей тайм-менеджмента".

Полный список ТМ-критериев и соответствующих ТМ-заповедей приведен ниже.

Вкратце остановимся отдельно на каждом критерии.

1. Материализованность. Хороший тайм-менеджмент начинается с "материализации" задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на "внешних носителях" (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте "материализация" помогает избежать "незаменимости от неорганизованности", легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.

2. Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте — практически аксиома. То же самое верно и в отношении личного и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило показатели применяются при хрономентраже для анализа расходов времени. Например, "доля времени на приоритетные задачи", "расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать", и т. п.

КЕЙС: ИЗМЕРИМОСТЬ. ГРУППА ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ КОМПАНИЙ