Организация выставочной деятельности

Единственная трудность возникает при регулировании деловых отношений со спонсором, поскольку таковые должны быть надлежащим образом оформлены документально. В первую очередь факт спонсорства должен утверждаться в концепции выставки (см. п. 3.2 настоящего пособия). На основании концепции, определяющей формы и способы получения выгоды из мероприятия (а стало быть, деловую этику и общие правила экономической активности участников), пишется положение о спонсорской поддержке, в котором определяются цели организатора/участника выставки при привлечении спонсоров.

Также положение призвано регулировать финансовую и рекламную деятельность организатора/экспонента в отношении спонсорской организации и поступлений от нее. В соответствии с текстом концепции и положения составляются оферта – предложение принять участие в выставке в качестве спонсора и договор спонсорства (правильнее: договор о спонсорской поддержке). Тексты обоих документов, оферты и договора, приводятся ниже.

Положение о спонсорской поддержке [наименование выставочно-ярмарочного мероприятия]

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано на основании [нормативно-правовые акты Российской Федерации, на которых основывались авторы Положения].

1.2. Настоящим Положением определяется порядок оказания спонсорской поддержки мероприятий по подготовке и проведению [наименование выставочно-ярмарочного мероприятия] (в дальнейшем – Выставка).

1.3. Под оказанием спонсорской поддержки понимается осуществление юридическим или физическим лицом на добровольных началах вклада в виде предоставления финансовых (денежных) средств, необходимых для организации и проведения Выставки, на условиях распространения рекламной информации о спонсоре в объеме, указанном в договоре о спонсорской поддержке.

1.4. В качестве спонсоров Выставки могут привлекаться физические и юридические лица – резиденты Российской Федерации.

2. Целевое использование спонсорской поддержки

2.1. Денежные средства, составляющие поддержку от спонсора, должны быть направлены на реализацию следующих мероприятий:

2.1.1. Разработка дизайн-проекта экспозиции Выставки, застройка и оборудование экспозиционных площадей в выставочном павильоне, оформление самого выставочного павильона.

2.1.2. Разработка и создание экспонатов Выставки, демонстрационных макетов в составе экспозиции, элементов оформления павильона.

2.1.3. Производство видео-, фото-, аудиоматериалов, мультимедийных презентаций, полиграфической продукции для тематических разделов экспозиции на Выставке.

2.1.4. Оснащение основных разделов экспозиции новейшим презентационным оборудованием и техническими средствами, организации интерактивного доступа посетителей к информационным массивам экспозиции;

2.1.5. Подготовка и проведение деловой, конкурсной, культурной программы Выставки, а также иных мероприятий, связанных с обеспечением функционирования Выставки.

3. Порядок оказания спонсорской поддержки

3.1. Размеры и формы спонсорской поддержки определяются спонсором по согласованию с Оргкомитетом и фиксируются в договоре о спонсорской поддержке (договор спонсорства), заключенным между спонсором и Оргкомитетом в соответствии с [нормативно-правовые акты, на основании которых составляется упомянутый договор].

3.2. Целевое использование спонсорской поддержки, сроки ее оказания, банковские реквизиты получателя выделенных в качестве спонсорской поддержки финансовых средств определяются договором о спонсорской поддержке.

3.3. Лица, оказавшие спонсорскую поддержку, вправе осуществлять контроль над целевым расходованием средств.

3.4. Генеральным спонсором признается эксклюзивно юридическое или физическое лицо, осуществившее наибольший спонсорский вклад.

3.5. Число юридических и/или физических лиц, претендующих на статус спонсоров других категорий, не ограничено.

3.6. Условия предоставления спонсору пакета рекламных и информационных услуг в качестве вознаграждения за финансовую помощь оговариваются в договоре о спонсорской поддержке.

4. Категории спонсоров

Настоящим Положением предусматриваются следующие категории спонсоров:

Генеральный спонсор – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму свыше […] рублей.[46]

Официальный спонсор – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор официальных мероприятий Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор конкурсной программы Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор деловой программы – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор культурной программы Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму от […] до […] рублей.

Спонсор PR-мероприятий Выставки – организация или гражданин, совершившие спонсорский взнос на сумму менее […] рублей.