Организация выставочной деятельности

Для 27 рисков, указанных выше, найдены значения степени влияния на исход выставочного мероприятия (естественно, влияния негативного). Все эти значения сведены в таблицу 3,[67] а пользоваться ими нужно с применением следующей интерпретации: а) 0—19 – вероятное отсутствие влияния; б) 20–39 – очень малая степень влияния; в) 40–49 – низкая степень влияния; г) 50–59 – неопределенная степень влияния; д) 60–79 – более чем вероятное влияние; е) 80–99 – высокая степень влияния; ж) 100 – исключительно сильное влияние.

Таблица 3

Степень влияния рисков

11.3. Управление рисками

Существуют различные подходы к управлению рисками, в том числе большой популярностью пользуется такой из них, как стратегически продуманное размещение капиталов в разные мероприятия в целях получения дополнительного дохода в виде долей для покрытия непредвиденных затрат, возникающих в случае несения определенных рисков. Однако финансовая политика лежит за пределами избранной для пособия тематики, поэтому оставаясь в рамках выбранной темы, необходимо признать, что наиболее простым и действенным способом профилактики рисков и связанных с ними ситуаций является договорное управление имуществом фирмы-экспонента или фирмы-организатора (причем для организатора выставочного проекта сказанное важнее, так как компания вкладывает не в пример большие средства и планирует покрыть расходы в долгосрочной перспективе).

Договорное управление имуществом как компонент более объемлющей правовой схемы управления рисками (технология риск-менеджмента) включает в себя заключение контрактов, пригодных для предупреждения ситуаций, связанных с рисками, или обеспечивающих наличие финансовых потоков для покрытия возможных расходов, проистекающих из коммерческих рисков.[68] В выставочном бизнесе имеют место следующие роды таких контрактов:

а) соглашение между организатором и экспонентом, которое должно предусматривать различные риски, нарушающие реализацию проекта и тем самым препятствующие исполнению сторонами взаимных обязательств;

б) соглашения между экспонентами и посетителями выставки (клиентурой), непременно предусматривающие затруднительные ситуации для обеих сторон, поскольку такие ситуации вполне могут возникнуть при неопределенности и/ или недостатке планирования послевыставочной активности;

в) дополнительные соглашения между экспонентами и клиентурой, облегчающие последующий переговорный процесс и способствующие скорейшему заключению обоюдовыгодного контракта;

г) договоры о защите имущества, задействованного в экспозиции.

Договоры из двух первых групп были обстоятельно рассмотрены выше. Не менее пристального внимания заслуживают договоры двух последних групп. Из группы (в) для экспонентов и иных участников выставочного проекта представляет немалый интерес предварительный договор. Многие фирмы опасаются заключить коммерческое соглашение непосредственно на выставке, даже если испытывают желание к сотрудничеству. Эти закономерные страхи объясняются вероятностью допустить в спешке юридически существенную ошибку в контракте. Чтобы не нести такой риск и одновременно освободиться от риска потерять потенциального партнера, заключается предварительный договор, которые обязывает стороны заключить по завершении выставки юридически грамотный контракт, закрепляющий реальную сделку.

Предварительный договор несложен, он составляется по весьма простой схеме и не нуждается в ситуационных дополнениях и уточнениях, в отличие от реальных контрактов (контрактов на сделку). Вот почему его можно без опаски заключить на выставке, тем самым обезопасив себя как от потери партнера, так и от конфликтов с ним. Шаблонный текст предварительного договора дается ниже.

Предварительный договор

[Наименование организации], именуемое в дальнейшем «Сторона 1», в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, с одной стороны, и [наименование организации], именуемое в дальнейшем «Сторона 2», в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Стороны обязуются в будущем заключить договор о [указать предмет договора].

2. Договор, который стороны обязуются заключить, должен содержать следующие условия:

2.1 [указать условие];

2.2. [указать условие].

3. Проект договора готовит Сторона 1, Сторона 2 разрабатывает следующую документацию:

3.1. [указать состав документации];

3.2. [указать состав документации].

4. Сторона 1 обязуется подготовленный проект договора направить Стороне 2 до [дата].

5. Сторона 2 должна направить Стороне 1 извещение об одобрении проекта договора либо направить протокол разногласий к проекту договора в течение […] со дня получения проекта договора.

6. Сторона 1, получившая протокол разногласий к проекту договора, обязана в течение […] со дня получения протокола разногласий известить Сторону 2 об одобрении протокола разногласий либо об отклонении указанного протокола.