Организованный ум. Как мыслить и принимать решения в эпоху информационной перегрузки

Старайтесь не тратить на организацию документов больше времени, чем потом уйдет на их поиск. Те бумаги, к которым вы обращаетесь довольно часто, лучше сложить так, чтобы вы их сразу видели, например в отдельные папки «медицина», «стоматология», «окулист» и так далее. Файлы с одним-двумя листками объедините общей темой. Исключение составляют важные документы, которыми вы регулярно пользуетесь, например паспорта, свидетельства о рождении или медицинские страховки. Эти же принципы применимы и к организации документов в электронной форме. Конечно, хранение на компьютере имеет одно серьезное преимущество: можно вообще не заводить никаких особых папок и просто с помощью поиска по ключевому слову моментально найти все что нужно (при условии, что вы помните название). Но тут на вашу память ложится более серьезная нагрузка, ведь приходится запоминать обозначения всех файлов. Организовав все по иерархическому принципу, вы получаете возможность просмотреть их и обнаружить документы, о которых уже и не помните. Таким образом вы освобождаете мозг и переносите часть нагрузки на компьютер.

Если вы серьезно решите перейти на хранение и использование электронных копий важных документов, то сможете создать невероятно гибкую базу данных с помощью гиперссылок. Предположим, вы ведете учет личных финансов в таблице Excel, а счета и чеки отсканировали и сохранили в формате PDF; отдельные ячейки таблицы вы можете привязать к конкретным документам. И вот понадобилось найти счет и гарантию на вашу куртку для рыбалки производства Оrvis. Находим в электронной таблице слово Оrvis, кликаем на ячейку – и вот ваш оплаченный счет, готов к отправке по электронной почте в отдел по работе с клиентами. Разумеется, так можно работать не только с финансовыми документами. В текстовом файле, где вы составляете перечень использованных в статье источников, можно указать ссылки на исходные материалы, хранящиеся на жестком диске, на сервере компании или в облаке.

Даг Меррилл, бывший директор по информационным технологиям и вице-президент по инжинирингу компании Google, говорит, что «подходы к организации не могут и не должны быть одинаковыми для всех». При этом любой только выиграет, если станет использовать перечни дел или носить с собой блокнот или карточки для записи, а также «определит для каждой вещи подходящее место и будет помнить, где оно»[188].

Но постойте: многие привыкли работать дистанционно, да и счета мы давно оплачиваем, сидя за домашним компьютером. И все-таки дом – это не офис. Какие еще архивные системы? Мы ценим свой дом именно за спокойствие и возможность распоряжаться собственным временем. И чем же мы заняты? Если ваша жизнь организована примерно так же, как и у большинства современников, вы наверняка занимаетесь сразу многими делами, то есть живете в режиме многозадачности. Тем более что смартфоны и планшеты все доступнее и привычнее.

Мобильный телефон давно превратился в современное подобие многофункционального швейцарского ножа: в нем есть словарь, калькулятор, браузер, почтовое приложение, игры, календарь, диктофон и даже приложения, помогающие настроить гитару, получить прогноз погоды, отправлять сообщения во всевозможных мессенджерах. А еще в нем есть фонарик. Нынешние мобильные телефоны мощнее и имеют больше функций, чем самые продвинутые компьютеры IBM, выпущенные лет тридцать назад. Мы постоянно используем телефоны и с начала XXI века стремимся все делать одновременно и без остановки. Переходя улицу, отправляем сообщения; стоя в очереди, получаем почту; обедая с друзьями, проверяем, чем заняты другие друзья. Устроившись в собственной уютной кухне, оплоте стабильности и безопасности, записываем в телефон списки дел и покупок и параллельно слушаем подкаст о разведении пчел в городских условиях.

Однако тут можно разглядеть существенную проблему. Мы, конечно, думаем, что успешно действуем в режиме многозадачности, но исследования доказывают, что это опасное заблуждение. Эрл Миллер, нейробиолог из Массачусетского технологического института и один из ведущих экспертов и исследователей распределенного внимания, считает, что наш мозг «не особо годится для многозадачности… Люди думают, что занимаются несколькими задачами одновременно, но на самом деле очень быстро переключаются с одной на другую. И каждое такое переключение требует расхода ресурсов»[189]. То есть в реальности мы не способны, образно говоря, удерживать в воздухе сразу несколько мячей, как профессиональные жонглеры. Мы похожи скорее на любителей, которые пытаются крутить в воздухе тарелки и судорожно подхватывают то одну, то другую, не успевая заметить те, которые в этот момент не находятся у них прямо перед носом, и помня, что любая тарелка готова упасть и расколоться[190]. Так что мы можем сколько угодно восхищаться тем, как много успеваем, но на самом деле многозадачность снижает эффективность.