Ошибки на миллион долларов

Ценность отчета в том, что он дает прямой ответ на вопросы: откуда в вашу компанию поступают деньги и на что они расходуются. Большой плюс и в том, что отчет содержит оперативную информацию – сформировать его можно сразу после того, как были зарегистрированы банковские и кассовые операции. Такие операции вы должны заносить в этот документ день в день, в отличие, например, от информации в отчете о прибыли и убытках. Данные в отчет о прибылях и убытках получают с задержкой, и обычно сформировать его можно только в первых числах следующего месяца.

В плане финансового анализа отчет полезен для оценки жизнеспособности бизнеса в краткосрочном периоде. В частности, для определения способности компании платить по счетам.

У отчета о движении денег есть одно важное ограничение – он показывает изменения за период только одного компонента финансовой отчетности – денежных средств. Поэтому вам для полноценного анализа деятельности компании надо рассматривать полученную по данным этого отчета картину вместе с цифрами из баланса и отчета о прибыли и убытках.

Как составить такой отчет?

Для внесения данных в отчет вам надо собирать в течение дня информацию обо всех финансовых операциях в вашей компании. В конце дня такой отчет может формироваться автоматически, например в программе «1 С». Либо все данные заносятся вручную ответственным сотрудником в форму в Excel. В итоге вы видите на конец дня разницу в суммах всех пришедших и отправленных денег.

Какую структуру выбрать для этого отчета?

Я предлагаю делать его как можно проще для заполнения и понимания.

В начале дня вы вносите в него остаток денежных средств на всех счетах вашей компании и в кассе. В конце дня – все поступившие в компанию деньги и все выполненные исходящие платежи. Соответственно на начало следующего дня у вас образуется разница между остатком на начало дня плюс все поступившие деньги минус все отправленные деньги.

У нас в компаниях этот документ представляет собой форму в Excel с заполненными ячейками по датам на три месяца вперед. На этот трехмесячный период мы вносим все ожидаемые приходы денежных средств от клиентов по заключенным контрактам и все постоянные расходы на содержание компании.

Так каждый день на три месяца вперед мы видим прогнозируемый остаток денег в компании. На основании этого мы можем прогнозировать исходящие платежи по основным статьям затрат, такие, как оплата поставщикам, выплата налогов, рекламные и маркетинговые расходы, проценты по кредитам, зарплата. Таким образом, мы можем предвидеть остаток денежных средств в компании на каждый конкретный день и управлять им, перенося соответствующие платежи.

Этот файл живой, и картина в нем меняется каждый день. Для нас это один из важнейших файлов, который показывает финансовое здоровье компании. На основе него мы принимаем управленческие решения.

Кстати, меня часто спрашивают, чем все-таки финансы отличаются от бухгалтерии? Ответ прост. Бухгалтерия работает с прошлым, то есть с информацией о платежах, которые уже прошли. Финансы работают с будущим и прогнозируют, что произойдет с деньгами в компании в ближайшие недели и месяцы.

Еще мне нравится определение, что бухгалтерия работает на государство и налоговую инспекцию, так как данные официальной отчетности нужны именно этим органам. Для бизнеса эти отчеты большой ценности не представляют.

Предприниматели, как правило, ориентируются на так называемую «управленческую отчетность», в которой баланс и отчет о прибылях и убытках показаны в форме, удобной и понятной собственникам и руководству компании.

Также на основании управленческой отчетности вас будут оценивать ваши потенциальные кредиторы, прежде чем предоставить вам кредит. Поэтому правильное ведение такой отчетности – очень важный элемент вашего бизнеса. Если вы еще не можете позволить себе нанять хорошего финансиста, учитесь вести такой отчет самостоятельно.

Это не так сложно, как кажется.

Этот файл живой, и картина в нем меняется каждый день. Для собственника – это один из важнейших файлов, который показывает финансовое здоровье компании.

Я в своих компаниях планирую денежный поток на три месяца вперед. И провожу еженедельные совещания с партнерами и финансовым директором, где мы обсуждаем текущую ситуацию в компании с деньгами.

Если мы видим, что впереди нас ждет разрыв в потоке денег, то заранее предпринимаем соответствующие действия – переносим оплаты поставщикам и контрагентам, перестаем временно заключать контракты с маленькой предоплатой, занимаем деньги в банке на этот период, чтобы покрыть разрыв.

Особенно важно прогнозировать такие разрывы в денежном потоке перед датой выдачи заработной платы. Задержки зарплаты сотрудникам – это большой психологический удар по атмосфере в компании и отношению людей к работе.