Основы русской деловой речи

Форма документа – это сумма реквизитов с указанием их взаимосвязей и последовательности изложения. К реквизитам относятся:

1) наименование документа (пишется посередине строки с прописной буквы без точки);

2) адресант – отправитель документа;

3) адресат – получатель: наименование учреждения в именительном падеже (что?) или указание должности, фамилии, имени, отчества лица в дательном падеже (кому?);

4) дата (записывается арабскими цифрами: число, месяц, год, например: 06.07.2007 или 06.08.07);

5) регистрационные номера;

6) подпись.

Отсутствие этих элементов влечет за собой недействительность документа.

Каждый реквизит занимает определенное место в документе. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки.

Элементы содержания документа – это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы, схемы, цифровые данные и т. п.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т. п., а затем подкреплять их обоснованиями.[100]

Тексты документов могут отражать только один аспект, например, текст приказа – только распоряжение без констатации факта, текст письма – только просьбу без пояснения. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты, которые должны быть пронумерованы.[101]

Совокупность элементов содержания и элементов оформления какого-либо документа получает наименование «типовой формуляр». Такой формуляр может быть представлен наглядно – клише, позволяющим увидеть расположение всех реквизитов данного документа в их взаимосвязи.

Форму и содержание текста документа в значительной степени определяют жанры официально-делового стиля, например, констатирующие жанры (отчет, справка, характеристика); предписывающие жанры (приказ, инструкция, постановление) и др.

Хотя официально-деловая речь считается монологической, однако в действительности в разных видах документов представлен скрытый диалог с разными отношениями между субъектами речи (вопрос – ответ, побуждение – ответная реакция, информативный диалог, доказательство, объяснение и др.).[102]

Основная функция официально-делового стиля – императивность, т. е. функция волеизъявления, приказания: бульшая часть деловых документов направлена на то, чтобы побудить адресата выполнить определенные действия.[103]

2.3. Принципы классификации деловых документов

Рассмотрим документы обиходно-деловой разновидности подробнее. Речь идет о служебных документах административно-управленческой сферы в отличие от сферы научно-технической, где применяется техническая или научная документация.

Объединим подобные служебные документы под общим наименованием «деловые бумаги». Классификацию деловых бумаг можно представить следующим образом:

1) деловые бумаги – документы личного характера;

2) деловые бумаги – служебная корреспонденция;

3) деловые бумаги – производственная документация.

Документы личного характера

Адресант – любой гражданин независимо от его производственной, общественной и социальной принадлежности. Адресат – разные государственные, частные и общественные организации, в том числе и те из них, где работает или учится составитель документа.

Эти деловые бумаги отражают интересы и потребности частного лица (адресанта) и прямо не связаны с интересами конкретного производства.

Документы личного характера: заявление, счет, расписка, доверенность (на получение ценностей, принадлежащих самому лицу), ходатайство, автобиография, резюме.

Служебная корреспонденция

Адресант и адресат – государственные или частные предприятия, а также общественные организации, равные по своему служебному рангу или находящиеся в отношениях служебной субординации. В силу производственной необходимости они постоянно ведут служебную переписку по различным вопросам. Такая переписка имеет официальный характер и предстает как двусторонняя (роли адресанта и адресата периодически меняются).

К служебной корреспонденции можно отнести следующие виды документов: деловое письмо, коммерческая корреспонденция, производственно-технические извещения (рекламация, инструкция).

Производственная документация

В зависимости от того, кто выступает в качестве адресанта и адресата, можно говорить о двух подтипах документов, относящихся к сфере производственной документации:

1. Адресант – организация или лицо, имеющее право ее представлять (например, директор). Составленные и выделенные для использования документы имеют строго официальный характер и вызваны производственной необходимостью. Это так называемая управленческая и организационно-распорядительная документация.