От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте

Физические объекты принято организовывать, чтобы сохранять контроль над пространством. Аналогично этому в организации нуждаются и информационные ресурсы — чтобы контролировать свои обязанности и время.

Тем же способом, как вы выбираете определенное место для каждой вещи в доме и придерживаетесь этого, вы должны найти одно место или систему для организации списка дел, календаря, контактов и заметок, чтобы снизить стресс перед управлением вашими обязанностями и временем — и придерживаться своего решения. Это поможет чувствовать себя спокойно и продуктивно.

Выбирайте свою систему и придерживайтесь ее

Как обычно, самая сложная часть — решение. Психологи называют самыми большими стрессами нашей жизни смерть близких, смену работы и переезд из одного дома в другой. Что эти события имеют общего? Это решения, решения, решения… Порой надо принять столько решений за короткий период времени! Вы когда-нибудь были в гостях у человека, который переехал уже год назад, но до сих пор так и не освоился? Попробуйте его спросить: «Эй, а что там за коробка?» И ваш друг, скорее всего, подумает: «Я не хочу говорить об этой коробке!» Но почему нет? Что же такого в этой коробке? А в коробке решения! Что ты будешь делать с этим? А с этим? А это тебе вообще нужно? Может, отдать кому-нибудь? Для всего в этой коробке придется принять решение!

Решения могут даваться нелегко, потому что заставляют мозг усиленно работать. Это хорошо показано в лабораторном эксперименте над крысами. Ученые поместили грызуна в лабиринт, в конце которого лежал кусочек шоколада. Крыса чуяла запах лакомства, как только открывали лабиринт, и ее мозговая активность просто зашкаливала. Мозг направлял и корректировал путь через лабиринт до шоколада. Ученые повторяли эксперимент ежедневно, и животное день за днем демонстрировало снижение мозговой активности во время поиска верной дороги к вкусному. По мере того как крыса повторяла и запоминала этот путь, ей требовалось все меньше мозговой активности на поиск. Вместо этого она следовала выученному уже пути к награде, а это означало, что уже не надо усиленно думать и принимать решения, какой поворот ведет к шоколаду. Мозговая активность крысы вернулась к базовым значениям.

Печально, но люди недалеко ушли от крыс (по крайней мере, в этом случае). Нам надо посвящать всего себя новому делу, когда мы только учимся и постоянно принимаем решения. Это требует внимания, сосредоточенности и анализа; мы ничем больше не можем заниматься или думать о чем-то. Но как только приняли решение, изучили систему, сделали это привычкой, мозг начинает действовать на автомате. Теперь уже не приходится погружаться всеми мыслями в подобное задание, и мы даже можем позволить себе думать о чем-то еще, пока его выполняем.

Так происходит постоянно, когда мы превращаем свои решения в привычки. Подумайте о самом первом вечере в вашей квартире. Вы только переехали и начали расставлять вещи. Что вы сделали, когда дошло до вопроса, куда положить ключи? Скорее всего, посвятили несколько секунд придумыванию простого и доступного варианта ответа. Некоторые вешают ключи на крючок у дверей; у других для этого есть маленькая чашечка на кухне или в коридоре. Кто-то носит их целый день в кармане, а ночью оставляет на прикроватном столике, чтобы утром сразу же вернуть в карман. Как бы ни поступали, вы знаете, что это важная вещь и, если ключи потеряются, точно придется потратить время на поиски. Поэтому вы принимаете решение хранить свои ключи в определенном месте каждую ночь, чтобы больше об этом не пришлось думать. Вы создаете привычку.

Если вы выбрали систему управления списком дел, календарем, контактами и заметками и придерживаетесь ее, превратив в привычку, она станет системой, не нуждающейся в решениях. Это снизит стресс, сэкономит время и поможет в том, чтобы вы не забывали про назначенные дела, не обещали того, что не сможете выполнить, не теряли информацию и не пропускали дедлайны. Как только это стало привычкой, больше не надо останавливаться, раздумывать и решать, как поступить с новой информацией. Интересно, вам понравилось бы быть настолько организованным?

Лучшее решение — разработать и использовать объединенную систему, которая имеет возможность управлять всеми этими ресурсами вместе. Загвоздка не в том, чтобы найти такую систему; их много. Сложнее придерживаться эффективного ее использования. Если вы сумеете это сделать, сможете пожинать сладкие плоды вашего контроля: ничего не забывать, чувствовать себя более организованным и менее нервным, быстрее находить вещи, более эффективно управлять своим днем.