Отдел продаж «под ключ». Проект, организация, управление

• разработку рекомендаций по оптимальному распределению функций между подразделениями и сотрудниками отдела;

• анализ оптимизации методов реализации функций;

• определение «функциональных портретов» должностей и требований к ним.

Система должностных инструкций система описаний рабочих мест: задач, подчиненности, правил и обязанностей, выполняемых функций, методов реализации функций, процедур отчетности и работы с документами.

Должностные инструкции являются важной и неотъемлемой частью системы управления. Они содержат набор функций (должностных обязанностей) и точные указания каждому сотруднику по организации их выполнения.

Для повышения эффективности деятельности в отделе продаж рекомендуется разрабатывать, формализовывать и по возможности автоматизировать следующие документы:

1. Управленческие документы:

♦ положение об отделе продаж;

♦ должностные инструкции сотрудников;

♦ положение об оплате труда персонала;

♦ положение об оценке (аттестации) персонала;

♦ положение об обучении персонала;

♦ положение о коммерческой информации;

♦ стандарты оформления документов по продажам;

♦ регламенты заполнения баз данных;

♦ регламенты по взаимодействию.

2. Коммерческие документы:

♦ технология (система) продаж;

♦ персонализированные документы для целевых групп клиентов;

♦ документы по продукту и его продвижению;

♦ стандарты обслуживания клиентов;

♦ типовые договора;

♦ положение о сегментировании целевых групп клиентов;

♦ положение о постановке и контроле исполнения задач: с какой группой клиентов, с каким предложением и в какой момент времени необходимо взаимодействовать;

♦ положение о сборе и обработке маркетинговой информации: досье и истории контактов с клиентами и поставщиками, информация о товарах, ценах и конкурентах.

Ловушки формализации процессов и разработки документооборота:

• все силы бросают на подготовку документов в ущерб более острым и срочным задачам;

• начинают документирование, не проработав ни маркетинговую стратегию, ни систему продаж;

• в качестве ориентира дают цели всей компании, не поставив цели и задачи отдела;

• жесткая регламентация (жизнь отдела не стоит на месте, каждый день возникают новые проблемы, и решать их надо быстро).

Заключительные вопросы

Какой совет вы можете дать начинающему начальнику отдела продаж, от каких ловушек предостеречь?

Евгений: Если вы начинающий начальник из числа «вчерашних» менеджеров, то основная трудность – начать руководить своими коллегами, создать такую атмосферу в ОП, чтобы коллеги стали воспринимать вас как начальника, чьи распоряжения необходимо исполнять.

Совет один – надо быть готовым избавиться от синдрома «менеджера-игрока».

Владислав: Основная ловушка начинающего руководителя продаж – правильно себя позиционировать и лучше не вступать в дружеские отношения с подчиненными.

Совет: быть терпимее к людям, тщательно «взвешивать» свои решения и поступки. Любить свою работу.

Марианна: Совет один: ваша задача – вызвать эмоциональный подъем у менеджеров, чтобы они желали победы, успеха. Людьми нужно руководить!!! Поддерживайте их, обучайте, советуйте. Станьте лидером!

Удачных продаж в эффективно работающем отделе продаж!!!

Приложение 1

Положение об отделе продаж

1. Общие положения

1.1. Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением коммерческой службы и подчиняется начальнику отдела продаж.

1.2. Деятельность отдела продаж направлена на проведение эффективной деятельности в целях сбыта продукции, формирования оптимальной структуры продаж и взаимовыгодного взаимодействия с постоянными клиентами.

1.3. Финансирование отдела продаж проводится в рамках выделяемых бюджетных средств.

1.4. В своей работе сотрудники отдела продаж руководствуются:

♦ действующим законодательством РФ;

♦ уставом компании;

♦ решениями собрания учредителей компании;

♦ устными указаниями, приказами и распоряжениями руководства компании;

♦ настоящим Положением;

♦ утвержденными приказами, положениями и другими внутренними документами.

2. Задачи

2.1. Организация реализации продукции компании.

2.2. Обеспечение выполнения планов и бюджетов по продажам.

2.3. Организация деловых контактов с клиентами.

2.4. Формирование и управление сетью торговых представительств в регионах.

2.5. Оптимизация работы отдела продаж, снижение затрат на реализацию продукции.

3. Функции

3.1. Разработка и осуществление сбытовых планов и мероприятий в соответствии со стратегией развития компании.

3.2. Организация деловых контактов по вопросам продаж с партнерами и клиентами.

3.3. Оформление и заключение договоров на сбыт продукции.

3.4. Мониторинг перспективного и текущего спроса на продукцию компании.

3.5. Участие в планировании и формировании ассортимента выпускаемой продукции компании.