Петр еще в 1715 году дал задание своим резидентам изучить опыт работы государственных органов в иностранных государствах. Так родилась идея замены приказов коллегиями. Указ о создании новых органов управления появился 19 декабря 1718 г.«Коллегии, то есть собрании многих персон, –
писал Петр, —учреждены вместо приказов, в которых президенты, или председатели, не такую мочь имеют, как старые судьи делали, что хотели. В Коллегиях же президент не может без соизволения товарыщев своих ничего учинить». Следует обратить внимание на то, что создание коллегий – это не простая реорганизация аппарата управления, а новое строительство по иным, чем раньше, принципам. За образец Петр взял европейскую, в особенности шведскую систему центральных учреждений, действовавших на принципах камерализма. Это учение о бюрократическом управлении предусматривало четкое разделение отраслей управления на началах коллегиальности, жесткую регламентацию обязанностей чиновников, специализацию канцелярского труда, наконец, однообразие штатов и жалованья. Эта система управления явилась самым ярким воплощением регулирования государственной жизни.Создание коллегий проходило в 1718–1720 гг. Три наиболее важных коллегии (Военная, Адмиралтейская и Иностранная) стали работать уже в 1718 г. Затем появилось еще 8. Функции коллегий определялись указами царя и не дублировали друг друга. Кроме указанных выше три коллегии заведовали финансовой системой государства: Камер-коллегия – доходами; Штатс-контор-коллегия – штатами чиновников; Ревизион-коллегия – сбором и расходованием казенных средств. Три коллегии управляли промышленностью и торговлей: Комерц-коллегия – торговлей; Берг-коллегия – металлургической, а Мануфактур-коллегия – легкой промышленностью. Юстиц-коллегия – судебными делами. Позднее к ним прибавилась Вотчинная коллегия. Особой коллегией стал и Главный магистрат – центральное учреждение для управления городами. Учредил его Петр в 1721 г. с целью «всего российского купечества рассыпанную храмину паки собрать».
На местах Главному магистрату подчинялись городовые магистраты. Они пришли на смену ратуше и земским избам, деятельность которых давно заглохла. В итоге – 12 коллегий управляли на территории всей страны. Коллегиальная система управления значительно отличалась в лучшую сторону от старой, приказной системы. Изложение этих преимуществ дано в «Духовном регламенте», составитель которых отмечал, что только коллегия, а не одно лицо может выносить правильные решения: «Что един не постигнет, постигнет другой». Коллегиальное разрешение дел обеспечивало быстроту и непрерывность по сравнению с приказами. Большие надежды возлагал Петр на коллегии как средство борьбы с произволом и продажностью чиновников, так как «президент не может без соизволения товарищев своих ничего учинить». Коллегия лучше могла обеспечить и правосудие, потому что не боялась гнева сильных людей.Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, но 28 февраля 1720 года издается обширный (из 56 глав) «Генеральный регламент», определивший единообразие организационного устройства, порядок деятельности и делопроизводства коллегий.
С образованием коллегий уточнялись структура Сената, его права и обязанности. Изменился состав Сената. Первоначально все президенты коллегий являлись членами Сената. Но уже в 1722 г. Петр признал, что «это необдуманно учинено».
Такой состав Сената лишал возможности контролировать работу коллегий и противоречил бюрократическому принципу подчиненности низших учреждений высшему. В составе Сената остались только президенты коллегий: Военной (фельдмаршал А. Д. Меншиков), Адмиралтейской (граф Ф. М. Апраксин), Иностранной (канцлер, граф Г. И. Головкин).Не следует забывать, что, занимаясь преобразованиями центральных и местных органов власти, царь постоянно думал о продолжении и завершении Северной войны. Как уже упоминалось, после Полтавской баталии в 1711 году Петр двинул свои войска на юг, против Турции, султан которой объявил России войну. Поход закончился поражением России и унизительным миром. Но мирный договор не затрагивал приобретений России в Прибалтике. Это дало возможность продолжать военные действия в Финляндии и овладеть ее территорией. В открытые сражения вступил и российский флот.