Расчет сметы затрат на производство осуществляется в определенной последовательности. Сначала параллельно с расчетами материальных и трудовых затрат, а также амортизационных отчислений составляются сметы расходов и калькуляции себестоимости продукции вспомогательных цехов. Это обусловлено тем, что вспомогательные цеха выполняют работы и оказывают услуги не только для основного производства, но и друг другу. Поэтому стоимость работ и услуг вспомогательных цехов находит отражение в сметах расходов на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, общепроизводственных, общехозяйственных и других комплексных расходов. На втором этапе рассчитываются сметы комплексных статей расходов. В конце, исходя из затрат, определенных по экономическим элементам в основных и вспомогательных цехах и в сметах комплексных статей расходов, составляется сводная смета затрат на производство, или свод затрат на производство. Именно на основе свода затрат и заполняется смета затрат на производство.
Свод затрат на производство представляет собой контрольную ведомость, построенную в виде шахматной таблицы. С помощью этой таблицы можно проверить расчеты и увязать все затраты по экономическим элементам и статьям калькуляции, установить размер внутреннего оборота, расходы по каждому элементу, исключив из них размер этого оборота. Таким образом, свод затрат является не только контрольной, но и рабочей таблицей при формировании плана по статьям калькуляции. Размер готовой продукции, установленный по статьям, должен соответствовать общему размеру затрат, определенному калькулированием каждого вида изделий или работ, предусмотренному программой выпуска на плановый период.
При составлении свода затрат на производство по строкам таблицы приводятся затраты на плановый период по статьям расходов (в калькуляционном разрезе), а в графах даются затраты по экономическим элементам. Основой определения этих показателей являются ранее разработанные данные о затратах на сырье, материалы, топливо и энергию на технологические цели, оплату труда с отчислениями на социальные нужды основных производственных рабочих, сметы всех комплексных статей расходов. При этом все комплексные статьи затрат распределяются по экономическим элементам.
В первом разделе свода затрат приводятся затраты планового периода по статьям калькуляции на производство готовой продукции, изменение остатков незавершенного производства и оснастку своего производства. Кроме того, приводятся аналогичные затраты на производство валовой продукции, изменение остатков расходов будущих периодов, работы и услуги, не входящие валовую и готовую продукцию. Общий итог первого раздела представляет собой свод затрат на производство в калькуляционном разрезе.
Во втором разделе свода затрат на производство осуществляется раскрытие комплексных статей расходов.
Сумма затрат первого и второго разделов составляет валовый оборот, т. е. затраты на производство с внутренним оборотом. Валовый оборот отражается в третьем разделе.
В четвертом разделе выявляется сумма внутреннего оборота (она равняется сумме затрат по сметам комплексных статей расходов и затрат вспомогательных цехов).
После исключения внутреннего оборота в пятом разделе показывается сумма затрат на производство по элементам. Итог пятого раздела должен быть равен итогу первого раздела.
Составлением свода затрат на производство достигается полная увязка расчетов и устраняются возможные ошибки в расчетах при планировании себестоимости.
Данные о затратах по элементам показывают, какие виды ресурсов расходует предприятие, а по данным о себестоимости продукции в калькуляционном разрезе можно судить о том, куда направлены эти ресурсы и на что они будут израсходованы.