Почему мне не хватает времени?

Задачи общественного характера могут варьироваться по продолжительности, но в любом случае они требуют огромного расхода эмоциональных сил. Никому не нужно объяснять, чего стоит объявление выговора подчиненному или уведомление сотрудников о предстоящем сокращении штатов.

Сами по себе эти задачи могут и не занять много времени, но по психологической нагрузке они вряд ли сравнимы с двумя предыдущими видами задач. Подобные мероприятия требуют от исполнителя предварительной моральной подготовки, поэтому стоит особенно тщательно обдумать время их проведения.

Примерами линейной концепции применительно к рабочему процессу являются планирование и делегирование полномочий, состоящие из нескольких последовательных этапов.

Скорее всего жизненных целей у вас несколько. Если не хотите впустую тратить время (а это непременно произойдет, если вы будете разрываться между достижением сразу нескольких целей), необходимо расставить приоритеты. После того как вы определите основные цели, но прежде, чем приступите к планированию, проведите «инвентаризацию» своего времени. Вспомните, на что вы тратите свое рабочее время.

Не стоит полагаться на память – записывайте! Ведь наше восприятие времени весьма субъективно: двадцатиминутное совещание может показаться вечностью, в то время как получасовой телефонный разговор с другом пролетит как несколько минут.

Некоторые люди постоянно ведут учет своего времени, расписывая свой день буквально по минутам, и строго следуют намеченному плану.

Иногда такой подход становится источником напряжения и несет больше вреда, чем пользы, – во всем нужна мера!

Составьте таблицу из двух граф: «Вид деятельности» и «Затраченное время». Заносите в нее дела, которыми вы занимались в течение дня, и затраченное на них время с точностью до 10 минут. Делайте это в течение одной недели и постоянно анализируйте записи.

Подумайте, какие вопросы можно решать только самостоятельно, а какие передать подчиненным.

Теперь начинайте планировать.

Вы можете просто составить список задач по степени важности на данный момент и вычеркивать по мере выполнения.

Вносите в список только те дела, которые действительно требуют вашего внимания.

Помните правило: 80 % успеха приносит реализация 20 % дел, т. е. максимальный процент успеха вам принесет выполнение 2 дел из 10.

Не поддавайтесь соблазну выполнить сначала дела, требующие минимальных усилий, чтобы скорее вычеркнуть их из списка.

Выбирайте наиболее продуктивное время дня для выполнения наиболее важных и сложных задач.

Менее важные дела выполняйте по мере поступления сигнала о необходимости их выполнения.

Особенность правильной организации времени состоит в том, чтобы сначала спланировать год, а потом – день. Отметьте в еженедельнике все заранее известные значимые моменты года: встречи с партнерами, регулярные совещания, годовое собрание акционеров, отраслевые выставки и конференции, личные даты.

Теперь планируйте следующую неделю. Составьте список еженедельно повторяющихся дел. Оставьте один день в неделю свободным от деловых встреч, тогда у вас будет возможность посвятить его решению внезапно возникающих срочных вопросов. Подсчитайте, сколько времени осталось в вашем распоряжении.

Возможно, что вы запланировали больше дел, чем в состоянии выполнить. В этом случае необходимо подумать о дополнительных ресурсах.

Разделите все дела на четыре категории: важные и срочные; важные, но не срочные; срочные, но не важные; несрочные и неважные. Естественно, дела будут «кочевать» из одной графы в другую. Например, завтрашнее совещание на прошлой неделе относилось к графе «важное, но не срочное», а в данный момент стало «важным и срочным». Подумайте, какие дела необходимо выполнить лично, какие можно передать, а какие можно вообще отложить.

Если вам предстоит дело, по какой-либо причине неприятное для вас, например объявление об увольнении сотрудника или сообщение о задержке крупной поставки, мысленно «прокрутите» ситуацию до конца и примиритесь с результатом. Определите для себя наиболее продуктивные часы дня и сопоставьте их с вашим расписанием. Отведите время для отдыха.

Время от времени меняйте вид деятельности – работа пойдет быстрее, но не делайте этого слишком часто, иначе добьетесь обратного эффекта – слишком частое переключение тормозит работу.

При выборе дела, которым необходимо заняться в первую очередь, спросите себя: «Как в данный момент я могу потратить время с наибольшей пользой?» Это поможет расставить приоритеты.

Передача полномочий не является автоматической реакцией на перегруженность руководителя работой.

Суть делегирования – это распределение обязанностей, полномочий и ресурсов с целью достичь наивысшего результата.

Необходимым условием делегирования полномочий является доверие к людям, которые на вас работают.

Рассмотрим обязательные этапы эффективной передачи полномочий.

1. Принятие решения о передаче конкретных полномочий.

Обычно передаются полномочия по выполнению тех задач, которые: