Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

Читая эту книгу, вы узнали о нескольких важных аспектах повышения продуктивности и эффективности на рабочем месте. Среди них сфокусированность – ключевой фактор успеха во всем, что вы делаете, будь то поддержание оптимального темпа на пути к достижению целей, управление временем, формирование социальной сети или формулировка заявлений «Для того чтобы…».

Внимание – это тот ресурс, который может оказывать существенное влияние на то, что мы делаем, как долго мы это делаем и как себя чувствуем в конце дня. Один мой клиент отметил однажды: «Чем бы я ни занимался, все еще больше усугубляется в момент, когда я это делаю». Приоритетность, срочность и масштаб наших задач действительно кажутся нам самыми важными в тот момент, когда мы ими занимаемся. Но так ли это на самом деле?

Решайте сейчас, что будете делать потом

Представьте себе, что сейчас утро вторника и у вас на столе звонит телефон. Вы смотрите на часы (они показывают 9:37), затем поднимаете трубку и говорите «алло», поскольку звонит ваша коллега, с которой вы вот-вот должны встретиться в конференц-зале. «Доброе утро, – здоровается она. – Я только хотела сообщить, что встреча, назначенная на 10:00, отменена. Мы еще не готовы к презентации. Я обзваниваю всех, чтобы сказать об этом; приглашение будет разослано, как только мы будем готовы представить свою часть проекта. Прошу прощения, что предупреждаю об этом с опозданием».

Вы кладете трубку, осматриваетесь вокруг – и у вас тут же возникает три мысли. (Мне довелось побывать и в больших, и в маленьких офисах по всему миру; я своими глазами видел, что нечто подобное происходит повсюду, так что могу с уверенностью сказать: каждый раз, когда отменяется встреча, происходят следующие три вещи, причем примерно в таком порядке, как указано ниже.)

1. Ваша первая мысль: «Отлично!» В глубине души вы очень рады тому, что у вас неожиданно появился целый час свободного времени.

2. Если вы работаете в организации с сетевой структурой, ваша вторая мысль, скорее всего, будет такой: «Лучше я оставлю эту встречу в своем графике, чтобы никто не знал, что я свободен». Если расписание каждого сотрудника доступно остальным, возникает большой соблазн оставить эту встречу в своем графике, чтобы ее не заменили другой. (Я не сомневаюсь в том, что многие время от времени даже включают в свое расписание несуществующую встречу, чтобы выделить хотя бы 30 минут для работы над чем-то важным!)

3. Третья мысль, которая может создать вам проблемы, имеет непосредственное отношение к теме данной главы: «Ух ты, у меня появился свободный час. Что же мне делать?» Этот расплывчатый (а значит, непродуктивный) вопрос ставит под удар все ваши усилия, направленные на управление временем.

Эта третья мысль и расплывчатый вопрос могут негативно сказаться на вашей продуктивности. Почему? Потому что, как только вы зададите себе такой вопрос, у вас сразу же возникнет множество разных ответов. Вспомните, когда в последний раз у вас появился дополнительный час свободного времени, – какие варианты дальнейших действий сразу же пришли вам в голову? Было ли среди них что-либо из следующего списка:

• Выпить чашку кофе.

• Что-нибудь перекусить.

• Упорядочить груды документов на своем столе.

• Поговорить с ___________ о другом проекте, над которым мы работаем.

И самый распространенный вариант из всех, о которых я слышал:

• Я знаю: мне просто нужно проверить электронную почту.

Как только вы открываете папку «Входящие», ваше внимание начинает рассеиваться, а напряженность возрастать по мере удаления электронных писем, ответов на них, отправке и сохранения в какой-то папке. Вы видите разные имена, темы сообщений – и вдруг ваш разум начинает гонку; все, о чем вы теперь можете думать, – это последние проекты, неотложные проблемы и приоритетные задачи, о которых идет речь в этих письмах. Вы пытаетесь все упорядочить и не успеваете оглянуться, как дополнительный час истек, а вы все еще мчитесь в том же темпе, который взяли. Вам с трудом удается поддерживать его, что негативно сказывается на вашей сосредоточенности.

Сфокусируйтесь на том, чтобы делать больше

Вспомните, как в главе 3 я привел такое высказывание своего наставника: «Если вы будете ждать, пока у вас появится время понять, что вы будете делать, когда у вас появится время, вы всегда будете позади».

Способность успевать больше (что бы ни значило для вас это «больше») зависит от умения управлять своим вниманием, направлять его в нужное русло и максимально эффективно использовать. Позвольте мне показать вам, как это сделать.

Для начала ответьте на вопрос: «Как проходит ваш типичный рабочий день?»