Полное руководство по Microsoft Windows XP

Хотя рассмотренный выше пример не носит обобщающего характера (и связан с созданием только одного нового файла), он позволяет проследить механизм получения новых файлов с помощью команды Создать и сделать весьма важный вывод: показатели продуктивности работы при использовании Windows XP зависят от того, каким образом вы конфигурируете Рабочий стол и взаимодействуете с новыми типами файлов. Рассмотренный выше принцип, основанный на обработке данных, позволяет повысить эффективность компьютера.

Папки: программный инструмент для организации данных

Папки являются весьма важными объектами Windows XP, но вам еще только предстоит понять, каким образом они могут использоваться для повышения эффективности работы. Папки служат для поддержки контекстных меню и, подобно другим объектам операционной системы, могут открываться и применяться по назначению. Теперь это уже не вызывает удивления, но сначала я был просто поражен, когда осознал, что папки допустимо копировать и помещать в другие папки точно так же, как и другие объекты. При этом занесение новых типов файлов в папку создает возможность переносить все данные по проекту из одного места в другое или копировать их для другого пользователя.

Опция Общий доступ и безопасность (Sharing and Security) контекстного меню позволяет использовать папку совместно с другими пользователями сети (см. главу 21).

Полезной является и опция Отправить (Send To), которая разрешает переносить папку из одного места в другое. Выделенные объекты отправляются (в режиме по умолчанию) на дискету или в папку Портфель (Briefcase), а также программе Mictrosoft Exchange. Представьте себе программу для работы с электронной почтой, которая пересылает папку коллеге по работе, когда ему требуется информация, подготовленная вами. В отличие от прежней ситуации, когда вам приходилось собирать все файлы и сжимать их, здесь нужно просто воспользоваться указанной опцией.

Я задействовал опцию Создать ярлык (Create Shortcut) для создания ссылки на существующие файлы, а затем переносил ярлыки на Рабочий стол или в другое место. Каждый ярлык требует отвлечения объема оперативной памяти порядка 1 Кб, что можно считать относительно небольшой платой за удобства, которые связаны с применением ярлыков.

В главе 21 достаточно подробно рассматривается опция Свойства (Properties). На этом этапе нужно только хорошо понять, что файлы и папки имеют между собой много общего, подтверждением чему является структура диалогового окна свойств.

Рекомендации по использованию Рабочего стола

При работе с проектами я применяю вышеописанный принцип, основанный на обработке данных. Мне пришлось создать специальную папку, присвоить ей имя проекта, а затем собрать в нее все необходимые ярлыки. После этого уже было неважно, где реально располагаются данные или приложения, нужные для открытия того или иного файла. Принципиальным было лишь то, что файл, требующий редактирования, всегда оказывался под рукой: достаточно было открыть папку проекта и дважды щелкнуть по соответствующему значку.

Подобный подход, основанный на обработке данных, оказывается весьма полезным для менеджеров. Стоит только подумать о тех временных затратах, которых можно избежать за счет создания тематических папок и последующей рассылки их всем сотрудникам, нуждающимся в соответствующих материалах. При этом допустимо полностью контролировать местоположение различных данных и способы доступа к ним для разных сотрудников. А самим сотрудникам следует знать лишь о том, что необходимые им данные присутствуют в папке и вполне доступны.

Конечно, вы можете столкнуться с определенными проблемами при использовании подобного подхода для организации данных. Иногда, скажем, предпочтительнее обратиться к приложению, а не к самим данным. Так, например, я всегда хранил приложение NetMeeting на Рабочем столе, поскольку не имел возможности обратиться к некоторым сведениям без него. Администратор этой базы данных также мог воспользоваться Рабочим столом, однако тому были другие причины. Вдобавок я использовал приложение MS Access для работы с базами данных. Поскольку я часто добавлял или модифицировал записи в базе, было весьма важно постоянно иметь под рукой необходимое приложение.

Вы, возможно, попадали в ситуации, когда запуск приложения оказывался более эффективным, чем работа с данными. Однако сначала лучше попробовать поработать именно с ними. Если такой подход будет признан неэффективным, принцип, основанный на обработке данных, скорее всего, не потребуется. Ниже приводится перечень типов данных, к которым мне пришлось обращаться в рамках вышеупомянутого проекта. Вам, вероятно, также приходится иногда пользоваться этими приложениями:

• текстовые процессоры. Каждый текстовый процессор предназначен для работы с данными, поэтому он является потенциальным кандидатом для применения принципа, основанного на обработке данных. Текстовый процессор Microsoft Word присутствует во всплывающем подменю опции Создать соответствующего контекстного меню: выделенный значок указывает на отсутствие каких-либо проблем с созданием новых файлов (без предварительного обращения к текстовому процессору). Однако в данном случае имеет место и одно небольшое неудобство. Приложение Word всегда создает новый документ с помощью шаблона Обычный (Normal). Это означает, что, если я пользуюсь контекстным меню для создания нового файла, мне, возможно, придется заменить шаблон после открытия файла – неудобство незначительное, но достаточно неприятное. Специалисты Microsoft решили подобную проблему в более поздних версиях офисного пакета Microsoft Office, где есть опция Другие документы Office (Other Office Documents) в подменю опции Создать. Названная опция позволяет перейти к диалоговому окну Создать документ Office (New Office Document), содержащему все возможные шаблоны, которые присутствуют в папке Шаблоны (Office Templates). Поэтому вы вправе выбрать нужный шаблон для создания документа;

• электронные таблицы. Мне достаточно редко приходилось пользоваться даже одной электронной таблицей. Если требовалось обращаться к подобной таблице, она использовалась в течение продолжительного времени. Поэтому я занес все свои рабочие файлы в папку, а саму папку поместил на Рабочий стол. В результате стало легко открывать файлы и оставлять их в этом состоянии в течение всего сеанса редактирования. Как правило, загрузка файлов осуществлялась с помощью команды Файл → Открыть (File → Open);

• графические приложения. Мне приходилось работать лишь с несколькими графическими объектами, при этом каждый объект требовал применения собственного приложения. Размещение графических файлов в отдельной папке в данном случае оказалось удачным решением, поскольку позволяло быстро обращаться к ним. Графические приложения представляют собой тот тип приложений, для которых принцип, основанный на обработке данных, может быть достаточно эффективным.