Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Электронная и голосовая почта. Сообщите клиентам о том, что уходите в отпуск, и дайте контакты человека, с которым они смогут связаться в ваше отсутствие. Они не должны почувствовать себя брошенными на произвол судьбы. Не забудьте установить телефон и электронную почту в режим автоматического уведомления о вашем отпуске в ответ на звонки и письма.

Почта. Решите, как коллеги будут оставлять вам почту и внутрикорпоративные документы. Вид забитого лотка для входящей почты после отпуска может вас попросту деморализовать. Предположим, в последний рабочий день вы разобрались на столе и уже готовы выйти из кабинета, чтобы отправиться домой. Почему бы не поставить лоток на пол? Попросите помощника или коллегу, с которым у вас сложились хорошие отношения, накануне вашего выхода на работу накрыть его чем-нибудь. В этом случае вы вернетесь в тот же кабинет, который оставляли неделю или две недели назад, и спокойно, без напряжения разберете накопившуюся почту. А поможет вам в этом Волшебная формула. Для начала отберите все «мусорные» письма, а параллельно складывайте в стопки (категоризируйте) нужную корреспонденцию. И, наконец, просмотрите каждую стопку и разместите письма в картотеке — что-то в папки проектов, что-то — в файл «Сделать» и т.д.

Контактная информация. Наконец, разошлите заинтересованным лицам письмо с информацией о том, куда вы едете, контактами и просьбой связываться с вами только в случае крайней необходимости.

Для выполнения этого плана потребуется определенное время. Вероятно, придется задержаться после работы или посвятить этому выходной день. Если есть возможность, обязательно побеседуйте с коллегой, который будет вас замещать: убедитесь в том, что он уяснил, чего вы от него хотите, ознакомился с составленными вами инструкциями и понял все, что в них написано. Все учатся по-разному. Я, к примеру, не могу решать проблемы с компьютером при помощи инструкций, зато хороший ИТ-специалист способен научить меня чему угодно. Учитывайте индивидуальные особенности сослуживцев.

Время, потраченное на подготовку коллег к исполнению ваших обязанностей, — это инвестиции в ваш отпуск. Чем глубже вникнут в дела прикрывающие вас сотрудники, тем выше вероятность того, что они не будут беспокоить вас звонками. Впрочем, чтобы избежать разочарований, смотрите на вещи трезво. В конце концов, некоторые коллеги наверняка не станут выполнять вашу работу с тем вниманием к деталям, на которое вы рассчитываете, и не продемонстрируют особой ловкости в общении с клиентами. Кроме того, приготовьтесь к сюрпризу иного свойства: сослуживец может справиться с вашей работой не хуже вас. В таком случае от всего сердца поблагодарите его — по крайней мере теперь вы будете знать, что у вас есть надежный помощник.

Третья неделя

Применяйте новые навыки при планировании отпуска

На этой неделе вы можете:

Использовать Волшебную формулу, планируя отдых.

Необходимое время: от 60 до 120 минут.

Волшебная формула помогает организовать что угодно. В этом году мы часто применяли ее в офисе. Теперь попробуем воспользоваться ею при планировании отпуска.

В ПУТЬ!

Вряд ли вас обрадует перспектива добавления еще одного проекта — «План отпуска» — в и без того перегруженный график. А может, стоит переключить внимание с процесса на результат? Чем вы займетесь в отпуске? Будете сидеть под кокосовой пальмой на тропическом острове? Поедете с детьми в Диснейленд? Отправитесь в гости к родственникам? Выберите момент, которого ждете с особым нетерпением, и постарайтесь представить его наиболее подробно. Какова температура воздуха? Какое время суток? Что на вас надето? Кто с вами? Установите таймер на пять минут и насладитесь этой картинкой из будущего. Это один из способов самоорганизации перед поездкой.

Включите ноутбук — и начнем!

Какова цель поездки?

Это семейные обязанности или увеселительная поездка?

Скажем, вы собираетесь навестить тетю Герти. Из всех ваших родственников осталась она одна, но у вас с ней очень мало общего, и вы бы предпочли остановиться в отеле. Зайдите в Google и выясните, какие достопримечательности есть в городе, где живет ваша тетя. Быть может, стоит посетить местный музей или прогуляться по парку? А еще можно взять с собой видеокамеру и попросить тетю Герти рассказать об истории вашей семьи. Кто знает, какими сокровищами она с вами поделится?

Если вы едете туда, где никогда не были, возможно, стоит предварительно изучить информацию об этом месте. Я трачу на такие расследования целые месяцы. Однажды собирала сведения для будущей поездки почти год — и каким же счастьем было в конце концов оказаться в тех краях, о которых я столько читала! Впрочем, имеется у меня и другой опыт: несколько лет назад я купила тур в Китай, не проведя перед поездкой никакого исследования. И путешествие превратилось в одно сплошное приключение, полное неожиданностей. Что вам интереснее — решайте сами.